Eliminação Segura de Documentos

Muitas pessoas pensam que, ao final do prazo de guarda, basta “jogar os documentos fora”. Porém, não é bem assim. Um dos serviços mais importantes para a gestão de documentos é a eliminação segura, feita em conformidade com a preservação dos dados e regras para o arquivamento de documentação. 

A Acervo, dentre seus vários serviços, disponibiliza a eliminação segura de documentos, em diferentes formatos. Assim, ao contar com a gente, você tem a certeza de que a documentação será eliminada de maneira adequada. Entenda melhor como esse serviço funciona. 

Ciclo de Vida dos Documentos e Tabela de Temporalidade

Antes da eliminação, é preciso ter a certeza de que os documentos não são mais necessários. Para tanto, deve ser seguido o processo do ciclo de vida dos documentos, bem como da tabela de temporalidade. 

O ciclo de vida, de um modo geral, divide a documentação em três idades: arquivo corrente; arquivos intermediário; e arquivo permanente. Neste último momento, os documentos são avaliados em relação à destinação, dependendo da relevância das informações que ele contém. Se não forem mais necessários, podem ser, então, eliminados. 

Além disso, outro processo relevante é a tabela de temporalidade, criada em conformidade com as características de cada empresa ou organização. Nela, é definido por quanto tempo cada documento deve ser guardado, até a devida destinação. 

Assim, a eliminação dos documentos depende de uma avaliação prévia a respeito do conteúdo da documentação. Nesse sentido, a contratação de uma empresa especializada, como a Acervo, é a garantia de cumprimento de todas as normas em relação ao arquivamento. 

Documentos Digitalizados

Há também dúvidas em relação à eliminação de documentos que foram digitalizados. Após serem passados para o formato digital, todos o tipo de documentação pode ser eliminado? Apesar de parecer que sim, a resposta é não. 

Para serem eliminados, os documentos digitalizados também devem estar em conformidade com uma série de normativas, e com o ciclo de vida dos documentos.  

De acordo com o Projeto de Lei do Senado (PLS) 146/2007, aprovado em junho de 2014, os documentos classificados como temporários poderão ser eliminados após a digitalização respeitando “os procedimentos para garantia da integridade, autenticidade e fidedignidade da conversão do arquivo do meio físico para o meio digital”. 

Mais uma vez, é fundamental que uma equipe especializada avalie esses documentos para que a segurança e autenticidade da informação sejam preservadas. 

Como é feita a eliminação segura?

O processo de eliminação segura dos documentos dependerá do formato em que ele se encontra: papel, CD, DVD, disquetes, filmes, discos rígidos de computadores, dentre outros. Conforme a mídia, o procedimento considerará a melhor maneira de impedir o acesso às informações sigilosas contidas nesses documentos de forma definitiva. 

Por isso, é fundamental que se avalie o nível de segurança do documento. Usando o papel como exemplo, a forma mais adequada de eliminação é a trituração. Dessa maneira, a espessura definida para a trituração variará de acordo com o nível de segurança. 

Já no caso dos documentos em formato digital, a eliminação pode ser feita por incineração, destruição mecânica ou outro procedimento que garanta a segurança das informações.

Como você pode ver, a eliminação é muito mais que simplesmente descartar os documentos que não são mais utilizados. E a Acervo pode te ajudar nessa tarefa! Faça um orçamento com a gente.