Você já deve ter lido sobre a digitalização de documentos e seus benefícios diversas vezes; a Acervo, pelo menos, está constantemente falando a respeito deste assunto. No entanto, uma dúvida comum a muitas pessoas diz respeito à validade jurídica de documentos digitalizados.
Uma vez que os documentos são convertidos para o formato digital, eles podem ser descartados sem problemas? Os digitais têm a mesma validade e, portanto, dispensam o uso dos físicos? Existe alguma lei que trata deste assunto?
Todas essas dúvidas são respondidas neste texto. Vamos mostrar qual é a situação jurídica dos documentos digitais e ainda descrever boas práticas que ajudam a deixar esses documentos de acordo com a legislação vigente.
Continue a leitura e descubra!
Sim. Estamos falando do Decreto nº 10.278/2020, publicado pelo Governo Federal em março de 2020. De acordo com o primeiro parágrafo do decreto, seu objetivo é “estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais”.
Com ele, muito do que se tinha como padrão para a gestão de documentos digitais mudou. Até pouco tempo atrás, a validade jurídica de documentos digitalizados não era uma realidade, ou seja, era necessário manter os arquivos físicos para questões legais, enquanto os documentos digitalizados eram utilizados “apenas” para facilitar a utilização e compartilhamento das informações ao longo da rotina da empresa.
Agora, tirando os arquivos que tenham valor histórico, o restante pode ser descartado sem problema algum — contanto, é claro, que se siga as regras de eliminação de documentos, as quais descrevemos detalhadamente em nosso e-book gratuito.
Existem, basicamente, duas práticas essenciais para garantir a validade jurídica de documentos digitalizados. São elas:
Para que a digitalização seja feita inteiramente da maneira mais adequada, existem certas técnicas descritas pelo próprio decreto. A começar pela resolução; textos (com ou sem ilustrações), fotografias e cartazes devem ter 300 dpi e plantas e mapas devem ter, pelo menos, 600 dpi.
Quanto às cores, textos impressos sem ilustração, plantas e mapas devem ser em preto e branco; fotografias, cartazes ou textos em cores devem ser em RGB e textos impressos com ilustração e textos manuscritos devem ser em escala de cinza. O formato dos arquivos de texto é PDF/A e das fotografias, cartazes, plantas e mapas é PNG.
Quando a sua digitalização é feita por uma empresa contratada, especializada no assunto — como é o caso da Acervo —, todas essas medidas são feitas, de modo que a validade jurídica seja garantida.
Outro ponto fundamental é a assinatura desses documentos. Quando o arquivo em questão exige a assinatura de mais de uma parte, deve-se usar uma assinatura eletrônica, que pode ser feita através de tokens, SMS, usuário + senha e código, entre outros.
Nós falamos um pouco mais a respeito da assinatura eletrônica e sua diferença em relação à assinatura digital neste texto.
É importante que você o leia pois, em alguns casos, é a assinatura digital que é necessária. Ela é exigida quando os documentos não têm relações entre particulares, isto é, não exigem uma assinatura de diferentes partes envolvidas.
E aí, tirou suas dúvidas a respeito da validade jurídica de documentos digitalizados? Caso tenha gostado do texto e queira estar sempre por dentro de assuntos diversos que envolvam documentos e gestão, siga a Acervo no Facebook e no Instagram!
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