Documentos são parte vital de uma empresa e uma relação conturbada com eles pode acarretar em perda de prazos, extravios e deterioração de arquivos.
Organização é uma palavra-chave que norteia toda empresa de sucesso. Sem ela, os processos se desencontram, os setores não se entendem e, no final das contas, a empresa sofre com prejuízos de diversas naturezas.
E se a organização como um todo é parte comum entre negócios bem-sucedidos, no que diz respeito a guarda de documentos isso não é diferente. Os documentos são parte importante de uma empresa e uma relação conturbada com eles pode acarretar, entre outras coisas, em perda de prazos, extravio e deterioração de arquivos.
Mas quais procedimentos podem tornar melhor minha relação com as informações documentais da minha empresa? É isso que você deve estar se perguntando. Entre outras coisas:
1. Dividir o arquivo por temporalidade: cada documento tem um prazo legal ou indicado de guarda. É importante se informar sobre cada caso e separar pela temporalidade. Assim, quando chegar a hora você poderá se livrar das informações que já não têm mais relevância, economizando espaço e esforço operacional.
2. Separar por departamentos: isso evita misturar a papelada e agiliza o processo de encontrar os arquivos necessários.
3. Identificar quem pode ter acesso e a quais documentos: toda empresa tem documentos de acesso comum, outros apenas para a gerência e ainda aqueles documentos de natureza sigilosa. Essa divisão evita que pessoas estranhas a alguma etapa do processo tenham acesso a arquivos que deveriam estar hierarquizados.
Isso é uma pequena parte do que precisa ser feito para que as informações de sua empresa fiquem organizadas e facilmente manuseáveis. Neste momento, você chega a conclusão: isso dá trabalho.
É verdade. E é para facilitar a sua vida no que diz respeito a guarda de documentos que a Acervo oferece um leque de serviços, entre eles: organização de documentos, guarda física, digitalização, microfilmagem, software de gestão Acervo Cloudfile.
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