Organização de Arquivos

Já imaginou perder um contrato importante? Já pensou no risco de comprometer a sua credibilidade ou mesmo de ter prejuízos por não saber como fazer uma organização de arquivos? Esqueça aquela velha história de ficar correndo atrás de caixas para achar documentos.

Com o crescente volume de informações e documentos que circulam dentro das empresas, independente de seu porte, torna-se cada vez mais necessário se preocupar com a organização de arquivos. Quanto mais material, mais complexo fica seu manuseio. E tendo em vista a velocidade com que o mercado exige respostas hoje, perder eficiência na relação com os documentos da empresa pode desencadear grandes prejuízos.

Ordenar e tratar arquivos de forma adequada demanda tempo e uma metodologia bem clara que permita o acesso rápido a uma informação específica. Isso passa pela avaliação de todo o material já arquivado e o monitoramento dos documentos que trafegam na empresa, para que tudo seja organizado em seu devido lugar.

Processo de organização de arquivos

Algumas etapas a serem seguidas, de acordo com o especialista em organização de arquivos pela USP (Universidade de São Paulo), Juan Cacio Peixoto, são:

• Planejamento: levar em conta a divisão por tipo de materiais, cuidados específicos de armazenagem com cada um deles, definição de quem terá acesso a quais documentos, etc;
• Definição de espaço físico: checar o que a empresa tem atualmente disponível e observar adequações físicas e estruturais para otimizar o acesso ao que está guardado;
• Verificação do tempo da guarda: separar arquivos entre guarda permanente e guarda temporária, reduzindo volumes e liberando espaço físico.

Vantagens de uma organização de arquivos eficiente

Para que as soluções tragam resultados conforme nossa expertise de mercado, listamos 6 motivos que ajudam a organizar melhor os arquivos da sua empresa:

• Evitar que dados sejam perdidos
• Melhorar a eficiência na busca de documentos
• Sistematização na guarda de documentos
• Economia de tempo
• Economia de dinheiro
• Ter informação de fácil acesso te coloca na frente dos concorrentes

Organize seus arquivos com a Acervo!

Organização de arquivos de forma profissional é o nosso negócio. A Acervo vai até a sua empresa e organiza tudo. Como se pode ver, o arquivamento correto não é simples e demanda tempo e conhecimento específico. Faça um investimento na rotina da sua empresa. Nosso sistema é prático e eficiente, garantindo preservação total das informações. Acervo, referência na gestão documental há 22 anos.