Você sabe quanto custa arquivar documentos na sua empresa?
Caso a resposta seja não, saiba que você pode estar tendo prejuízo, mesmo sem saber.
Isso porque, fatores que você talvez não considere nos seus cálculos, como o preço por metro quadrado ocupado por documentos, são grandes vilões para sua produtividade.
Por isso, nós da Acervo escrevemos este artigo.
Hoje, você entenderá o que é o arquivamento de documentos empresariais, sua influência no negócio e quanto custa arquivar documentos na sua empresa!
Continue conosco.
O arquivamento de documentos empresariais é um processo fundamental para garantir a organização, confidencialidade e acessibilidade das informações relevantes para o funcionamento de uma empresa.
Esse processo consiste em armazenar, catalogar e preservar documentos físicos ou digitais, de acordo com critérios específicos, visando facilitar a localização e recuperação desses documentos quando necessário.
No contexto empresarial, o arquivamento de documentos institucionais abrange uma ampla variedade de registros e materiais, como:
Esses documentos podem ser de natureza interna, relacionados à gestão e operações da empresa, ou externa, envolvendo clientes, fornecedores e parceiros comerciais.
Desse modo, o processo de arquivamento pode ser dividido por etapas como classificação, indexação e armazenamento adequado dos documentos.
A classificação consiste em agrupar os documentos de acordo com categorias ou critérios pré-estabelecidos, o que facilita a sua localização posteriormente.
Já a indexação envolve a atribuição de palavras-chave, etiquetas ou códigos aos documentos, permitindo sua identificação, busca e rápida recuperação.
Por fim, o armazenamento de documentos empresariais pode ser realizado de forma física, em arquivos, pastas e estantes, ou de forma digital, utilizando sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e armazenamento em nuvem.
A escolha entre essas opções depende das necessidades e recursos da empresa, levando em consideração fatores como espaço físico disponível, segurança, acessibilidade e conformidade com regulamentações.
Por outro lado, um aspecto fundamental do arquivamento de documentos empresariais é a preservação da integridade e confidencialidade das informações.
Para assegurá-las, medidas de segurança devem ser adotadas a fim de proteger os documentos de perdas, danos, acesso não autorizado ou violação de privacidade.
Isso inclui a implementação de sistemas de controle de acesso, backups regulares, uso de senhas e criptografia para arquivos digitais, além de medidas físicas como câmeras de vigilância e alarmes.
Em resumo, o arquivamento de documentos empresariais é uma prática essencial para garantir a organização, segurança e acessibilidade das informações cruciais para o funcionamento e sucesso de uma empresa.
Um sistema eficiente de arquivamento deve permitir uma gestão mais eficaz dos documentos, facilita a tomada de decisões, atende às exigências legais e regulatórias e contribui para a eficiência operacional da empresa.
Para implementar tudo isso com o máximo de eficiência e agilidade, a melhor opção em termos de aproveitamento do espaço empresarial e custo-benefício, é contratar uma empresa especializada.
Por isso, caso você queira conhecer mais sobre a Acervo, há décadas entregando satisfação em soluções de gestão documental, clique aqui!
A gestão documental eficiente traz diversos benefícios para a empresa, contribuindo para a sua produtividade, segurança e eficácia operacional.
Conheça alguns dos principais impactos positivos agora:
Mas por falar em gestão documental, você já pensou quanto custa arquivar documentos internamente, na sua empresa?
Acredite, a resposta pode surpreender você.
Descubra a seguir se você está tendo prejuízo!
As preocupações e custos fixos do dia a dia podem camuflar o quanto custa arquivar documentos na empresa, dificultando apurar o eventual prejuízo decorrente disso.
Entretanto, aqui na Acervo, ajudaremos você agora a enxergar os principais fatores que podem estar impactando a produtividade do seu negócio!
A produção orgânica de documentos é natural, assim como a consequente ocupação cada vez maior do metro quadrado onde eles serão armazenados.
Entretanto, o espaço ocupado pelo arquivo pode ser aproveitado para funções mais produtivas em termos financeiros para a empresa.
Além disso, os documentos devem ser armazenados em condições adequadas para sua preservação e segurança, o que se traduz em adquirir gavetas, pastas, armários, e muito mais.
Tudo isso acaba elevando os custos.
Manter um arquivo devidamente organizado significa ao menos uma dentre duas coisas: colaboradores especializados em arquivologia dedicados ao trabalho, ou o deslocamento de colaboradores de outros setores para a execução dessa atividade.
Lembrando que a negligência da qualidade de execução dessa atividade pode dificultar a tomada de decisões, a transparência da empresa, e análises vitais para o negócio.
Tempo de guarda, eliminação ou armazenamento de documentos, cada importante detalhe do processo de arquivar possui diferentes regulamentações incidentes.
Em outras palavras, há portarias, decretos, leis, e regras específicas que podem afetar quanto custa arquivar documentos da maneira correta em determinados segmentos.
Desse modo, em especial, as regulamentações específicas de cada setor podem exigir critérios técnicos diferentes, e pessoal especializado para viabilização.
Como um exemplo de regulamentação geral e crucial para a gestão documental de empresas de todos os portes e segmentos, é a LGPD.
A lei exigiu uma série de pressupostos para todos que manuseiam dados de clientes no dia a dia, como a segurança da informação sob pena de multas altíssimas.
Até aqui, você já conseguiu vislumbrar o quanto custa arquivar documentos na sua empresa?
Ficamos felizes, mas a melhor dica vem agora. Pronto?!
Agora que você conhece alguns dos critérios para avaliar o seu custo de arquivamento de documentos na empresa, que tal calcular de maneira simples e rápida?
Utilize nossa calculadora Acervo: descubra se você está tendo prejuízo e como melhorar!
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