Os documentos em papel foram o padrão nas empresas por décadas. No entanto, com o advento da tecnologia e as mudanças na legislação, os documentos digitais começaram a ganhar cada vez mais espaço. Quando paramos para pensar nas limitações e problemas dos documentos em papel, além dos benefícios dos arquivos digitais, fica claro por que essa mudança está acontecendo.
Contudo, é possível que você nunca nem tenha parado para pensar nos problemas dos documentos em papel, certo? Consequentemente, não sabe quais são os benefícios de digitalizar seus arquivos. Se este for o seu caso, na sequência do texto a Acervo explica quais são esses problemas.
Dessa forma, você verá como a digitalização não é apenas vantajosa, mas praticamente obrigatória para quem quer ter a melhor gestão documental possível. Continue a leitura abaixo e entenda os problemas dos documentos em papel!
Se a sua empresa nunca promoveu uma organização dos documentos, é possível que ela tenha papéis espalhados por todos os departamentos. Uma verdadeira bagunça, atrapalhando a produtividade dos colaboradores e ainda colocando em risco a integridade dos arquivos, visto que eles podem ser danificados/extraviados a qualquer momento.
Por outro lado, se a organização já ocorreu, é provável que uma sala (ou pelo menos um espaço considerável de uma) seja dedicada a armazenar esses documentos, certo?
Independente de qual seja o caso, os documentos acabam ocupando um bom espaço da empresa. Se eles não estivessem ali, esse espaço poderia ser utilizado com outra finalidade, provavelmente muito mais útil para todos.
Em muitos casos, é necessário consultar um documento para obter uma informação específica. Em outros, a empresa pode estar envolvida em uma situação judicial que exija a apresentação de documentos específicos. Independente do momento, é fundamental que os documentos estejam acessíveis para quem precisar.
E a falta de acessibilidade é mais um dos problemas dos documentos em papel. Isso porque, por mais organizados que eles estejam, há certa dificuldade em acessá-los com agilidade — especialmente quando o volume de arquivos é grande.
Na maioria das vezes, o colaborador deverá se deslocar até o local em que o documento está guardado e ainda procurá-lo, em um processo que pode atrasar o que ele está fazendo.
Em tempos de home office, a acessibilidade fica ainda menor, pois ele precisará pedir para que outra pessoa procure o documento e repasse as informações.
Como já citamos no primeiro problema, documentos em papel estão muito mais sujeitos a sofrerem com danos irreversíveis. Seja com o derramamento de algum líquido, por exemplo, ou até mesmo com a ação do tempo, o papel é um material frágil. Qualquer descuido pode destruir o documento para sempre.
A maneira mais eficiente de resolver este problema — assim como os outros — é com a adesão aos documentos digitalizados.
Ao digitalizar seus documentos, eles deixam de ocupar o espaço físico da empresa, ficam muito mais acessíveis para todos os autorizados que precisarem deles e ainda não correm mais riscos.
E, quando o assunto é digitalização de documentos, ninguém entende tanto quanto a Acervo! Nós estamos no mercado de gestão documental há quase 30 anos — e sabemos o que é melhor para a sua empresa. Quer saber mais sobre a digitalização de documentos? É só entrar em contato conosco!
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