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Saiba como organizar os documentos do ano anterior

2021 chegou! E, com o novo ano, chegam também novas responsabilidades, novos acordos comerciais, novas parcerias e, é claro, novos documentos. Se a sua empresa está em ritmo de crescimento a cada ano, seu volume de documentos também deve estar crescendo, certo? Com novos arquivos chegando, é preciso saber como organizar os documentos do ano anterior.

Afinal, você tem o costume de deixar seus arquivos muito bem organizados, certo? Caso não tenha, saiba que sua empresa está rendendo muito menos do que poderia. Isso porque documentos bem organizados, seja com uma boa guarda física ou através da digitalização, trazem toda uma lista de benefícios para qualquer empresa, desde escritórios até mesmo supermercados.

Esses benefícios incluem uma maior segurança e garantia contra perda de informações importantes, economia de espaço e um tempo muito mais bem aproveitado. No entanto, mesmo tendo consciência dos benefícios, pode ser que você não saiba exatamente como organizar os documentos do ano anterior — o que não é problema nenhum! Neste texto, a Acervo te ensina.

Abaixo, você poderá acompanhar 3 dicas de como organizar os documentos do ano anterior, de forma que sua empresa fique muito mais disciplinada e passe a conquistar resultados melhores.

Continue a leitura e acompanhe!

3 dicas de como organizar os documentos do ano anterior

1. Faça a separação por categorias

Vamos partir do princípio que você já organiza seus documentos e precisa apenas saber como organizar os documentos do ano anterior. Para começar, pegue todos esses arquivos e separe-os por categorias. Tenha os documentos administrativos em uma pilha, os financeiros em outra, os de funcionários em outra, e por aí vai.

Assim, você já tem, de uma certa maneira, os documentos do ano anterior organizados, certo? Só falta uni-los ao restante, de forma que tudo fique organizado. Quando chegar a hora de fazer isso, não deixe de separar por ano também. Assim, fica muito mais fácil localizar alguma informação quando esta for solicitada por um cliente ou setor da empresa.

2. Atualize as situações de cada documento

Certos documentos têm um tempo de vida útil. Depois que esse tempo passa, eles podem ser descartados. Com isso, você economiza espaço e evita que a empresa precise sempre estar expandido o local destinado ao armazenamento dos arquivos. Com a chegada de 2021, é fundamental que você verifique os documentos cujo tempo de vida útil expiraram.

Assim, arquivos que não precisam estar mais ali podem ser eliminados, economizando espaço. Em nosso Guia da Eliminação de Documentos, nós trouxemos uma tabela que mostra o tempo de vida útil de cada documento, assim como a forma correta e segura de eliminar seus documentos. Você pode baixá-lo gratuitamente através deste link.

3. Digitalize

Por fim, não poderíamos deixar de citar uma das melhores formas de organizar documentos: a digitalização. Se você já tem os outros documentos da sua empresa digitalizados, basta digitalizar apenas os do ano anterior.

Caso nunca tenha passado por este processo, a hora é agora! Com a digitalização, fica muito mais fácil acessar as informações quando elas forem solicitadas. Com poucos cliques, você tem o arquivo aberto no seu computador ou smartphone e pode coletar os dados que precisa.

A digitalização de documentos, assim como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), é um dos principais serviços da Acervo, que atua neste mercado há mais de 20 anos. Entre em contato conosco hoje mesmo e veja como podemos ajudar a organização de documentos da sua empresa!

E agora, já aprendeu como organizar os documentos do ano anterior e se sente preparado para isso? Caso tenha gostado do texto e queira continuar recebendo conteúdo, siga a Acervo no Facebook e no Instagram!

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