Você já ouviu falar na sigla OCR? Ela se refere à expressão em inglês Optical Character Recognition, que pode ser traduzida como Reconhecimento Óptico de Caracteres. Talvez o nome soe estranho, mas é muito provável que você já tenha utilizado essa tecnologia no seu cotidiano.
Com o OCR, o uso de documentos digitalizados fica muito facilitado. Por isso, ele é importante para a gestão documental.
Neste texto, te explicaremos o que é o reconhecimento óptico, como ele funciona e de que maneira essa tecnologia contribui para o gerenciamento de documentação em empresas e outras organizações.
Imagine que você precisa encontrar uma citação em um livro físico. Como você faria? O mais provável é que fosse necessário folhear o livro, olhando página a página, até achar a informação desejada.
Agora, pense nessa mesma busca em um livro em formato digital. Se você já fez essa procura, sabe que, quase sempre, é muito simples encontrar uma palavra-chave, ou mesmo uma frase. Basta dar um comando de busca no arquivo que você chega exatamente ao que está procurando.
Essa tecnologia é possível graças ao OCR — Reconhecimento Óptico de Caracteres. Com ele, os dados de um documento digitalizado se transformam em informações pesquisáveis e editáveis.
Assim, uma imagem tem seus caracteres reconhecidos, opticamente, que esse documento seja convertido em algo identificável por um sistema de computador. Ou seja, a digitalização cria possibilidades de edição e busca que não existem no documento físico.
O reconhecimento óptico, portanto, funciona como um sistema. Ele utiliza uma combinação de hardware e software, que, por meio do contraste entre a cor dos caracteres e o fundo do documento, identifica letras e palavras.
Com esse processo, o documento, escaneado como imagem, se transforma em um arquivo digital editável, como um texto produzido diretamente no computador — nato-digital. Com esse recurso tecnológico, todo o tipo de documento adquire funções importantes para quem os vai manipular em formato digital.
Nós já falamos bastante aqui no blog da Acervo sobre a digitalização de documentos e sua importância. Isso porque, atualmente, é possível reduzir custos e espaço de armazenamento, sem perder a autenticidade dos documentos, por meio desse processo.
Com a digitalização, documentos que antes ocupavam amplos espaços físicos, passam a ser armazenados na nuvem (como a Acervo CloudFile) e podem ser gerenciados de forma digital (GED).
Dessa maneira, a tecnologia OCR tem grande importância para a gestão documental. Primeiramente, porque facilita a indexação dos documentos, ou seja, que sejam organizados conforme o conteúdo, tipo, data de publicação, dentre outras informações consideradas relevantes.
Ademais, na hora de buscar uma informação necessária para a sua empresa, será muito mais fácil encontrá-la, mesmo que você não saiba exatamente onde ela está.
Em resumo, o OCR torna a gestão digital de documentos muito mais eficaz, rápida e segura quando comparada com a de documentos físicos — lembrando sempre que a digitalização não faz obrigatoriamente desnecessária a guarda do documento em formato físico.
Quer aproveitar essa tecnologia? A Acervo pode te ajudar. Nossos serviços de digitalização e GED utilizam o recurso de OCR para otimizar a guarda de documentos. Para saber mais, acompanhe as nossas redes: Instagram, Facebook, LinkedIn e YouTube.
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