Muitas empresas já migraram boa parte de seus arquivos para o digital, porém a mídia física ainda é utilizada em diversos setores. Os microfilmes, fita DAT, microfichas, CDs, DVDs e outros formatos guardam dados sensíveis, técnicos e históricos que precisam ser preservados com muita responsabilidade.
Não se pode ignorar a manutenção dessas mídias, especialmente para não perder informações importantes. A umidade, o calor e a poeira dificultam a gestão e a preservação desses itens dentro das organizações.
Neste conteúdo, a Acervo explicará quais são as melhores práticas na gestão de mídia física, com foco sempre na máxima conservação, organização e acesso. Confira a seguir!
A limpeza é um ponto importantíssimo para a longevidade da mídia física. A poeira e as impressões digitais são inimigas dos dados armazenados em microfilmes, fitas DAT e outras mídias físicas, pois prejudicam a leitura das informações ao longo do tempo.
Para fazer a limpeza correta dessas mídias, faça o seguinte:
E qual a frequência ideal? Isso dependerá do uso da mídia, mas um check up trimestral é recomendado para mídias que são acessadas regularmente. É desse modo que você conseguirá evitar o acúmulo de sujeira e prevenir danos aos dados armazenados.
Outro fator que causa danos à mídia física é o manuseio inadequado. As mídias físicas devem ser manipuladas com cuidado para evitar arranhões, quebras ou contaminação por oleosidade das mãos.
O que você deve fazer para não ter problema com isso:
O espaço de armazenamento influencia diretamente na durabilidade da mídia física. Algumas condições como umidade excessiva, calor extremo ou exposição à luz solar direta degradam rapidamente os microfilmes, fitas DAT, CDs, DVDs, entre outros.
Siga essas dicas para um armazenamento ideal:
Se você tem um grande volume de mídia física, é importante investir em salas com controle de temperatura e umidade. É a melhor maneira de preservar as informações e diminuir os custos relacionados à recuperação de itens danificados ou perdidos.
Uma organização bem sistematizada ajuda na gestão de mídia física. A catalogação é o ponto de partida para localizar rapidamente a mídia necessária, o que diminui o manuseio excessivo durante as buscas.
Algumas recomendações para uma catalogação:
O processo de verificação da integridade da mídia física deve ser parte da rotina de manutenção. Com o tempo, mesmo os itens bem conservados podem apresentar degradação natural ou falhas.
Por conta disso, recomendamos fazer cópias de segurança periódicas do conteúdo, verificar a leitura completa das mídias a cada 12 meses, usar softwares para detectar erros de leitura e replicar para novas mídias quando necessário.
Tudo isso são formas de prevenir riscos de perda de dados e identificar problemas antes que se tornem irreversíveis.
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Viu como a preservação da mídia física é realmente indispensável na gestão documental de qualquer empresa? Seja para objetivos legais, históricos, técnicos ou científicos, essas mídias exigem cuidados de manuseio, armazenamento e organização.
Ao colocar em prática os cuidados que comentamos anteriormente, é possível proteger os dados em microfilmes, fitas DAT, CDs, DVDs, cartões janela ou lâminas laboratoriais.
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