Todas as empresas precisam lidar com um certo volume de informações diariamente. Para que não ocorra algum retrabalho, perda de documentos ou falhas operacionais, é importante ter processos bem estruturados.
A Metodologia Lean tem uma abordagem que proporciona uma visão clara sobre como otimizar fluxos de trabalho relacionados a documentos. Isso ajuda diretamente a ter uma gestão documental mais organizada e segura.
A Acervo usa os princípios do Lean para auxiliar empresas na administração e eliminação de documentos. Neste artigo, vamos explicar como isso pode melhorar a performance operacional do seu negócio.
A Metodologia Lean surgiu no Sistema Toyota de Produção, desenvolvido no Japão após a Segunda Guerra Mundial. Essa abordagem tem o objetivo de identificar e eliminar atividades que não agregam valor, o que permite que as empresas façam mais com menos recursos.
Para isso, a metodologia funciona com base em cinco princípios:
Identifica o que realmente importa para o cliente, seja ele interno ou externo. Na gestão documental, isso significa entender quais documentos são importantes e como eles devem ser processados para atender às necessidades dos usuários.
Mapeia todas as etapas do processo para identificar quais agregam valor e quais podem ser eliminados. A Acervo realiza este mapeamento nos processos documentais, o qual identifica redundâncias e oportunidades de melhoria.
Estabelece um fluxo de trabalho sem interrupções. Os documentos não devem ficar parados esperando processamento, e a Acervo implementa sistemas que facilitam o movimento contínuo da informação.
Produz apenas o necessário, quando necessário. Em termos de documentação, isso significa digitalizar, arquivar ou processar documentos conforme a demanda real, evitando excessos.
Busca a melhoria contínua. A Acervo trabalha com aprimoramento nos processos de gestão documental.
O Lean apresenta sete tipos principais de desperdícios que prejudicam a operação de uma empresa. Na gestão documental, surgem da seguinte forma:
A Acervo trabalha em conjunto com seus clientes para eliminar estes desperdícios, aplicando a Metodologia Lean para organizar os documentos de maneira mais funcional e segura.
Com a aplicação dos princípios do Lean, nossos serviços de gestão documental entregam diversas vantagens às empresas, sendo que as principais são:
O Business Processes Outsourcing (BPO) da Acervo trabalha com os princípios Lean para oferecer uma solução completa de terceirização dos processos documentais. É uma abordagem que faz com que as empresas foquem em seu core business enquanto a Acervo gerencia toda a documentação com o máximo de atenção e cuidado.
Esse serviço abrange desde a digitalização, classificação e indexação até o armazenamento e o descarte de documentos, tudo com base no Lean. Desse modo, muitos empresários focam de modo mais estratégico em seus negócios, aumentam a flexibilidade interna e reduzem diversos custos.
Ao terceirizar a gestão documental com a Acervo, sua empresa consegue incorporar a Metodologia Lean sem precisar implementar esse conhecimento interno.
💡 Leia também — Terceirização de serviços na empresa: quais serviços vale a pena terceirizar?
Então, viu como a Metodologia Lean pode ajudar a tornar a gestão documental do seu negócio mais organizada? Nós aplicamos esses princípios mencionados até aqui em nossos clientes, o que reduz desperdícios e melhora a performance operacional.
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