A essas alturas, você já deve saber que contar com o melhor método de gestão documental para a sua empresa é fundamental. Ter todos os arquivos devidamente organizados e armazenados traz toda uma lista de benefícios, desde maior segurança às informações da empresa até mesmo o aumento da produtividade dos colaboradores.
Por outro lado, o que você talvez não saiba é qual é o melhor método de gestão documental para a sua empresa. Isso porque existem diversas opções no mercado, cada uma com suas próprias características e benefícios.
Dependendo da quantidade de documentos que a empresa possui, assim como seu tamanho e área de atuação e diversos outros fatores, um método pode ser mais recomendado do que o outro.
Tendo isso em mente, a Acervo resolveu reunir os principais métodos de gestão documental em um só texto, falando tudo que você precisa saber sobre cada um deles. Para entender melhor o assunto e não ter mais dúvidas, é só continuar a leitura abaixo!
Como você deve saber, o papel é um material frágil. Quando os devidos cuidados não são tomados, documentos com dados importantes ou com imenso valor histórico podem sofrer com a degradação do tempo e serem completamente perdidos.
E, para evitar que esse tipo de problema aconteça, é necessário guardá-los seguindo práticas de preservação — exatamente o que é feito na guarda de documentos.
Com este serviço, a empresa de gestão responsável recolhe os documentos e os guarda em um arquivo específico para essa finalidade, tendo limpeza, ventilação e umidade adequados.
Mesmo que a guarda seja o método mais indicado para os documentos físicos, há quem não queira deixar seus documentos em outra empresa — preferindo tê-los organizados dentro da própria sede. Felizmente, também existe um serviço para isso.
Ao invés de guardar seus documentos em um arquivo externo, você mesmo pode ter um arquivo dentro da sua empresa, destinando uma sala exclusivamente para guardá-los.
Uma vez tendo o espaço, a empresa contratada organiza os documentos para a sua empresa, sempre de acordo com as melhores técnicas de organização e facilitando a recuperação desses documentos quando necessário. Além disso, a contratada também dá orientações técnicas para a adequação do ambiente para transformá-lo em um arquivo, tudo de acordo com as normas estabelecidas pelo CONARQ.
Ainda que existam métodos para os documentos físicos, não há nada que se compare à digitalização — especialmente quando falamos em segurança e praticidade.
Como os documentos serão acessados em suas versões digitais — através de um software de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) —, não é necessário mexer nas versões físicas, o que, por si só, aumenta consideravelmente a durabilidade dos documentos físicos.
Quanto à praticidade, ela fica evidente quando consideramos o acesso aos documentos. Mesmo quando os arquivos físicos estão organizados, é preciso que o colaborador se desloque até o arquivo para acessá-los.
Com as versões digitalizadas, basta ter um computador ou celular com acesso à internet. Tudo isso com uma grande segurança, visto que o acesso a determinados documentos pode ser controlado pelo responsável.
Por fim, temos o método que garante o maior tempo de vida útil para os documentos: a microfilmagem. Com esta técnica, os documentos são fotografados com câmeras de alta qualidade e armazenados em um microfilme, material que tem uma vida útil de aproximadamente 150 anos.
Uma vez nos microfilmes, os documentos podem ser visualizados e reimpressos a qualquer momento. Além de aumentar a segurança, a técnica ainda é uma ótima forma de economizar espaço, visto que os microfilmes são muito menores que os documentos em si.
E você, já conhecia algum método de gestão documental? O que achou desses que trouxemos? Avaliando todos os detalhes de cada um, você com certeza saberá escolher o melhor para a sua empresa.
Independente da alternativa escolhida, saiba que você pode contar com a Acervo! Há três décadas no mercado, nós adquirimos toda a experiência necessária para gerir seus documentos com toda a segurança que você precisa — qualquer que seja o método. Para saber mais, é só entrar em contato conosco!
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