Guardar documentos é tão importante como pagar impostos. Em meio a tantas exigências tributárias e burocráticas, muitas vezes falta aos empresários um cuidado fundamental: a armazenagem dos documentos. E esta preocupação é ainda maior para as pequenas empresas, que utilizam os escritórios de contabilidade como uma espécie de extensão do Departamento Administrativo para gerar informações contábeis, fiscais, admissões, rescisões, entre outros.
O arquivo digital é mais complexo e com alto risco de perda. Cada holerite, por exemplo, é um arquivo e ainda é preciso gerar um protocolo digital deste mesmo arquivo. “Uma empresa com 50 empregados deverá gerir um arquivo de 1.400 arquivos eletrônicos somente relativos a salário e 13º, por exemplo. Fora os demais para férias, rescisões, avisos prévios, atestados médicos, advertências, suspensões, afastamentos, acidentes de trabalho e muitos outros”, exemplifica Ronaldo Dias, da Brasil Price.
A principal recomendação é que o empresário guarde os arquivos digitais em locais externos à empresa para evitar perdas por problemas no computador, incêndios ou alagamentos.
Lembre-se: no cenário atual, a responsabilidade pela guarda dos documentos é da empresa, e não do contador. Há casos, inclusive, de multas à empresa porque ela não entregou as documentações exigidas pela fiscalização. E a razão era muito simples: a troca de contadores.
“Quando não há documentação disponível, o fiscal acaba tendo que ‘arbitrar’ o imposto. O que significa isso? Se a empresa for do Simples, ele desconsidera este regime, joga 17% sobre a receita declarada e cobra mais juros e multas, por exemplo. Isso pode quebrar uma empresa”, alerta Ronaldo.
Se a empresa está com um novo escritório contábil, ela precisa solicitar ao antigo contador todos os documentos. A devolução pode ser mensal ou anual, normalmente após a emissão da Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica – DIPJ, no mês de junho. Nesta mesma época também são gerados os livros contábeis como o Diário e o Livro Razão.
Na dúvida, guarde tudo! Além das fiscalizações que exigem documentos dos últimos cinco anos, há ainda a Previdência Social, que solicita os registros de 10 anos e o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) que estende esse prazo para 30 anos. É sempre importante ter em mãos o Livro de Registro de Empregados e o Livro de Inspeção, os primeiros a serem pedidos pelo Ministério do Trabalho.
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*Fonte: Surgiu
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