O mercado está mudando de forma radical e a informação está se tornando peça-chave para o sucesso das empresas. Assim, a necessidade de gerenciar informações se tornou uma obrigação para quem deseja crescer ou alcançar maior reconhecimento no segmento em que atua. Pense que o dinheiro já está se tornando algo secundário diante da própria informação, afinal aquele depende desta para ser gerado.
Para ter maior controle sobre as informações de uma empresa, o GED vem se mostrando como uma alternativa eficiente e inovadora.
GED é uma sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. Essa forma de gestão se dá por uma gama de processos, metodologias e tecnologias para realizar uma gestão mais eficiente e produtiva dos documentos e organização de arquivos e documentos, ou seja, informações relacionadas a uma determinada empresa ou instituição, onde estes processos são gerenciados de forma digital.
Claramente não é como um sistema de Big Data, onde você pode guardar todos os tipos de informação que um dia serão úteis, de forma lucrativa e não lucrativa para a empresa. Mas, é claro que podemos enquadrar o GED como parte integrante do sistema de informações necessário para qualquer empresa.
Um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos de qualidade deve ter uma capacidade primorosa de organização e um desempenho bem acima da média quando o assunto é indexar, sistematizar e buscar um documento necessário. É a alta tecnologia trabalhando para deixar sua empresa
É importante esclarecer que a digitalização é uma etapa do GED. Para que o gerenciamento seja feito de forma eletrônica, é fundamental que os documentos físicos sejam transferidos para um formato digital, de forma segura e preservando integralmente os dados.
Por isso, um dos serviços oferecidos pela Acervo, além da digitalização, é o Acervo CloudFile. Trata-se de um sistema de alta qualidade para total controle de seus arquivos e documentos pela internet, de forma simples e com toda a segurança.
As vantagens do GED para melhorar a produtividade
O uso do Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma realidade nas organizações e empresas, tanto públicas quanto privadas. Isso porque o volume de documentos e dados aumentou significativamente, frente à burocracia existente. Todo órgão público ou empresa privada que se preze deve saber quais documentos possui e como eles circulam internamente.
Lembre-se que documentos são a memória de sua organização e o único registro seguro das atividades. Por essa razão, é de suma importância ter uma sólida base no gerenciamento de documentos e um bom conhecimento do sistema existente para se fazer as escolhas corretas na aquisição de softwares e hardwares para implantação de um sistema de GED.
Empresas que não possuem um sistema de GED utilizam servidores/drive para armazenamento dos documentos, o que pode ser bastante ineficiente, além de arriscado, se não for padronizado. E com as exigências da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), essa padronização se torna ainda mais relevante.
Sem falar que a facilidade na gestão de documentos deixa qualquer empresa muito mais propensa a ter uma organização eficiente. Assim, gera potencialidade para que a maior parte do foco seja concentrada em tarefas que realmente tragam lucro para o negócio. Porque economizar tempo, ao mesmo tempo em que se agrega praticidade em questões importantes, é sair na frente dos concorrentes!
Através de profissionais capacitados, a Acervo reúne todas as informações necessárias junto ao cliente. Além disso, analisamos seu perfil e seus objetivos com relação ao projeto de GED, buscando as melhores soluções em hardware e software, bem como auxiliar nas tomadas de decisões.
Dessa forma, a Consultoria em GED ajuda sua empresa a organizar os processos de gestão documental, além de sugerir ferramentas que estejam adequadas com a sua rotina e cultura, garantindo, assim, o acesso à informação quando você precisar.
É isso o que sua empresa está precisando? A Acervo está preparada para oferecer esse serviço para você. Temos a melhor solução para otimizar os recursos e custos da gestão eletrônica dos processos documentais do seu negócio. Nossa equipe possui ampla capacidade técnica e operacional sobre as metodologias, logística e tecnologias aplicadas atualmente neste segmento de serviços.
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