Desde que surgiu, a gestão de documentos passa por evoluções constantes — todas com o objetivo de proteger cada vez mais as informações e aumentar a facilidade de acesso aos arquivos pelas pessoas autorizadas. E o futuro da gestão de documentos não deve ser diferente.
Tendo como base as necessidades que temos hoje, inovações para melhorar o futuro surgem a todo momento. Para saber quais são elas, basta entender as necessidades e, ao mesmo tempo, olhar para o mercado.
Foi exatamente isso que a Acervo fez para preparar este texto. Na sequência, nós compartilhamos três medidas que virão para ficar no futuro da gestão de documentos. Assim, você saberá o que procurar para deixar sua gestão o mais moderna e tecnológica possível.
Continue a leitura e descubra!
Você sabe como funciona o armazenamento em nuvem, certo? Ao invés de um hardware próprio, como um pen drive, um HD ou um servidor — como fazemos no armazenamento tradicional —, o armazenamento em nuvem permite que você utilize a internet para guardar seus arquivos digitais em em dispositivos de terceiros (da empresa que oferece o serviço).
Com isso, poupa-se espaço físico e aumenta-se a segurança. Afinal, como seus arquivos ficam guardados em um grande data center, não há riscos de que você perca o dispositivo de armazenamento.
Além disso, outro fator que fará a migração para a nuvem ser cada vez maior é a praticidade que ela oferece. Com dispositivos próprios, é necessário estar no mesmo local que eles para acessar os arquivos. Com a nuvem, basta ter uma conexão com a internet e usuário e senha para ter acesso.
Talvez você nunca tenha parado para pensar nisso, mas a informação está entre os ativos mais valiosos de qualquer empresa.
Some isso ao fato de que ataques virtuais estão cada vez mais comuns — acontecendo até mesmo com gigantes como o Facebook — e qual é a conclusão que se tem? Nunca foi tão importante investir em segurança quanto agora, e tal importância será ainda maior no futuro.
Não tenha dúvidas de que plataformas de gestão continuarão a investir em soluções de segurança extremamente tecnológicas para reduzir a iminência de ataques, garantindo, assim, o melhor para seus clientes.
Quando falamos em “futuro”, os conceitos de inteligência artificial e machine learning costumam surgir com certa frequência. Muitas pessoas os enxergam como sinônimo de tecnologia.
Com a inteligência artificial — que tem um custo de implementação cada vez mais baixo —, será possível deixar sistemas de gestão ainda mais intuitivos. Processos como localização e até mesmo organização dos documentos serão facilitados.
Além disso, com o tempo, a IA dos sistemas será capaz de aprender padrões e indicar melhorias para a gestão documental da empresa como um todo. A união da inteligência artificial com o machine learning será capaz de promover um aprimoramento constante.
E você, o que achou do futuro da gestão de documentos? Promissor para as empresas que optarem por se atualizar, não acha? E a sua pode ser a próxima! Com o auxílio da Acervo, a gestão dos seus documentos pode dar um passo rumo ao futuro. Entre em contato conosco para saber mais!
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