O setor de transporte e logística é regulado por entidades federais e estaduais por meio de uma série de normas e legislações. Na empresa de transporte, são documentos fiscais, operacionais e tributários necessários para movimentação de cargas no país e no processo de exportação.
A gestão ágil, com metodologia lean e o arquivamento seguro dos documentos não só garantem a eficiência operacional, livra o transportador de multas, atrasos, perdas financeiras e problemas administrativos e judiciais de uma empresa de transporte.
Documentos mal conservados podem sofrer danos físicos, ambientais ou mesmo serem apagados do sistema. Para evitar futuras complicações, apresentamos cinco dicas valiosas para otimizar – e tornar mais segura- a gestão de documentos na sua empresa.
Manter arquivos dispersos entre filiais, setores ou mídias diferentes aumenta o risco de perda de informações, reduz a rastreabilidade e dificulta auditorias internas e externas. A centralização de documentos como CTe, MDF-e, comprovantes de entrega, contratos e laudos técnicos garante acesso rápido e confiável.
A digitalização de documentos físicos reduz custos, agiliza buscas e libera espaço físico. A empresa de transporte que digitaliza sua documentação ganha em agilidade, diminui o volume físico de papéis e preserva a integridade dos dados.
O processo envolve etapas de higienização, escaneamento e indexação, além de garantir a compatibilidade com plataformas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Manter todos os esses arquivos armazenados e acessíveis a um clique é possível com Cloudfile, um sistema único na nuvem onde a empresa centraliza, digitaliza e controla todos os documentos de forma segura, ágil e escalável.
De acordo com especialistas, perde-se em média até quatro semanas por ano na busca de documentos físicos — um impacto direto na produtividade da empresa de transporte.
A digitalização ainda permite o acesso remoto aos arquivos, o que é essencial em empresas de logística com equipes em trânsito ou operando em diferentes localidades. Quando bem implementada, essa prática também fortalece a cultura de compliance e transparência dentro da organização.
Digitalização de Documentos: por que sua empresa precisa começar agora
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é indispensável para empresas que lidam com alto volume de transações. Um bom sistema permite acesso remoto, controle de versões, hierarquização de permissões e integridade dos dados. Além disso, promove economia ao reduzir impressões e o uso de espaço físico.
Toda empresa de transporte e logística trabalha de médio e grande porte, trabalha com milhares de documentos por mês. O GED permite que informações estratégicas estejam disponíveis com rapidez e segurança, inclusive para gestores e parceiros que precisam tomar decisões baseadas em dados atualizados em tempo real.
Cada tipo de documento possui um prazo legal de guarda, variando conforme a legislação. Manter a guarda física é igualmente importante para apresentação dos originais quando necessário.
São provas valiosas que podem fazer a diferença em processos e no questionamento por partes interessadas. Por isso, especialmente no setor de transporte, é crucial manter uma política clara de armazenamento e descarte:
Além da conformidade legal, essa prática evita a sobrecarga de arquivos desnecessários e garante agilidade na hora de encontrar o que realmente importa.
A automatização da gestão de documentos da empresa de transporte, aliada à integração com ERPs e TMSs, melhora o fluxo de dados, elimina etapas manuais e reduz falhas humanas. Isso permite decisões mais rápidas, além de facilitar a conformidade com os requisitos de órgãos reguladores e fiscais.
Como integrar seu ERP com a gestão documental
A gestão de dados e documentos não pode ser vista como tarefa secundária, mas como um pilar estratégico para a sustentabilidade e escalabilidade de qualquer empresa de transporte.
Seja qual for o porte da sua empresa de logística e transporte, aplicar essas práticas pode representar uma virada significativa na eficiência dos seus processos. Quer mais segurança, agilidade e conformidade na guarda de documentos da sua empresa? Conheça as soluções da Acervo e descubra como evoluir sua gestão documental com inteligência e confiança. Acesse também o nosso Instagram para ficar por dentro das novidades!
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