A gestão do arquivo de empresas ou de instituições públicas envolve o manuseio e a conservação de documentos físicos e digitais de acordo com o seu ciclo de vida.
Assim, diariamente, as organizações lidam com um grande volume de documentos gerados, cuja gestão se torna um verdadeiro desafio para a adequada destinação dos documentos.
Nesse contexto, surge a dúvida: qual tipo de documento utilizar: físico ou digital? E como devo armazenar cada tipo de documento?
Se você já se deparou com essas dúvidas, entenda agora, com mais detalhes, as respostas neste artigo. Boa leitura!
Algumas distinções podem ser feitas entre os documentos em papel e o arquivo digital. Confira abaixo as principais diferenças entre eles.
Os documentos físicos são importantes suportes para informações que ultrapassam os séculos, e ainda são relevantes para inúmeras empresas.
Afinal, por meio de suportes físicos como o microfilme, é possível – sob ambiente controlado – conservar informações por até 500 anos em pequenos espaços.
Já o documento digital possui tempo de vida útil ilimitado e acessibilidade facilitada por soluções em nuvem.
Entretanto, para isso, depende de uma grande infraestrutura tecnológica.
Os documentos físicos, quando devidamente organizados e conservados na Acervo, podem ser rapidamente acessados e poupar custos desnecessários como:
Já os digitais, apesar de superarem alguns desses custos, demandam uma boa infraestrutura em T.I para serem eficientes.
Os documentos digitais muitas vezes podem ser acessados de qualquer lugar se houver acesso à internet.
Por outro lado, os físicos, para consulta, podem pressupor o deslocamento físico de quem o pretende manusear para efetivá-la.
Entretanto, documentos físicos também podem ser digitalizados.
O armazenamento de documentos físicos é, em muitos casos, indispensável (seja por valores históricos, culturais, determinações legais, entre outras).
Entretanto, a correta guarda de documentos poupa custos adicionais, e garante o acesso rápido a documentos relevantes para a organização.
A guarda digital, por outro lado, é automatizada e possui acesso flexível a pessoas da empresa, mas demanda equipe técnica para averiguações.
Essa é outra questão importante envolvendo documentos físicos e digitais.
A possibilidade de transformar arquivos físicos em digitais foi discutida na Lei 12.682/2012, pela qual os documentos poderiam ser digitalizados com certificação digital.
À época da aprovação da lei, muitos itens foram vetados pela presidência da República, por considerar que os documentos digitais não se equiparavam aos originais, inviabilizando a eliminação após a digitalização.
No entanto, o PLS 146/2007, aprovado na Câmara dos Deputados, retomou a discussão em 2016.
Ele estabeleceu a eliminação, depois de digitalizado, dos documentos temporários.
Por sua vez, estipulou-se que os documentos permanentes ou históricos precisam ser preservados.
Em todo caso, para que o documento digitalizado seja fidedigno, é necessário ter certificação digital pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou instituição similar.
Assim, os documentos digitais têm o mesmo valor que os originais.
Guardar os documentos de forma organizada é indispensável para qualquer instituição, pública ou privada.
É dessa maneira que se pode comprovar pagamentos, cumprimento de obrigações legais, manter registros históricos e gerenciar aspectos administrativos.
A tabela de temporalidade serve para gerenciar os documentos de acordo com alguns critérios como: ciclo de vida, frequência de uso, destino final e tempo de guarda.
Isso é válido tanto para os documentos físicos, quanto para os digitais.
Cada documento possui um período predeterminado de armazenamento. Logo, permite-se evitar erros como a eliminação inadequada de documentos ou excesso de arquivo desnecessário.
A tabela é dividida em:
● arquivo corrente (documentos usados com frequência);
● arquivo intermediário (documentos utilizados para consulta);
● arquivo final (documentos arquivados para posterior eliminação).
Cada departamento na empresa ou na instituição pública possui suas especificidades.
Por exemplo, no caso dos departamentos de pessoal, financeiro, administrativo, de marketing e jurídico, cada um tem características próprias, mas todos produzem documentos no dia a dia.
Para encontrar um departamento da área jurídica, o arquivo não pode estar armazenado no setor de pessoal, certo?
Estar com os documentos organizados é essencial para evitar erros decorrentes de informações equivocadas, para não perder prazos e até mesmo para não pagar multas devido a algum descuido.
Para isso, é necessário saber como organizar os arquivos. Veja as etapas:
● Categorizar os documentos de acordo com o tipo ou assunto;
● Utilizar pastas ou caixas;
● Criar subcategorias;
● Guardar os documentos;
● Referência cruzada (inter relação entre documentos distintos);
● Gerenciar o espaço e;
● Frequência no armazenamento de arquivos.
Então, este conteúdo sobre documentos físicos e digitais foi útil?
A Acervo preparou um material completo sobre como organizar os arquivos da sua empresa, reduzir custos e aumentar a produtividade com a gestão de arquivos.
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