Entender o que são documentos de guarda permanente é essencial para que haja o correto armazenamento de arquivos pelas instituições ao longo do tempo.
Imagine, por exemplo, que você esteja fazendo uma pesquisa sobre o passado iconográfico de determinado lugar. Para isso, você poderá consultar fotografias que podem estar armazenadas em um museu ou em um instituto de patrimônio histórico.
Esses documentos antigos, mesmo que tenham sido criados há centenas de anos, não podem ser eliminados.
Mas os documentos permanentes não são apenas os históricos. Continue lendo para entender melhor a questão!
Na gestão de documentos existe o ciclo de vida previsto na tabela de temporalidade, que divide os documentos em correntes, intermediários e permanentes.
Os documentos permanentes, também conhecidos como de terceira idade, são mantidos após o período de tempo que passam no arquivo corrente e intermediário.
Ou seja, os prazos de prescrição já venceram.
Devido às informações que contêm, eles precisam ser preservados porque servem, por exemplo, como garantia de direitos, prova, objeto de pesquisa ou pelo valor histórico e cultural.
Em geral, os documentos permanentes são guardados por mais de 25 anos ou por tempo indeterminado.
Abaixo, você vai conhecer alguns documentos importantes que cumprem este requisito.
Os documentos históricos são aqueles que possuem um valor intrínseco devido à época e ao contexto em que foram produzidos.
Antes, os documentos históricos eram apenas os que tinham cunho oficial, mas a definição se alterou com o tempo.
Para exemplificar, muitas das obras de Machado de Assis foram publicadas no século XIX em folhetins.
Embora não tenham teor oficial, os documentos originais fazem parte de um acervo histórico, servem também para fins de pesquisa em museus e são documentos de guarda permanente.
Por mais que o período médio de guarda de documentos previdenciários seja de 5 ou 10 anos, o arquivamento de documentos do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) deve ser de 30 anos.
Existem casos também em que o empreendedor precisa guardar certos comprovantes por tempo indeterminado, a exemplo do contrato de trabalho e o livro de empregados.
A não obrigatoriedade acontece apenas para empresas que enviam informações ao e-Social.
Se esses documentos não forem guardados quando há necessidade, a empresa pode até mesmo ser multada ou ter problemas em caso de processos judiciais.
O prazo para a guarda do RPA é de 30 anos por parte das empresas.
Este documento é emitido quando há contrato de serviço e é uma comprovação para pessoas físicas (autônomas) sem que haja vínculo pela CLT.
Este documento é apresentado na forma de relatório que demonstra a situação das finanças de uma empresa.
Logo, consideram-se todos os ativos e passivos.
Ele também está na lista de documentos de guarda permanente, pois a legislação não prevê o período para descarte.
O Livro de Registro de Inventário é utilizado por empresas ou indústrias que fazem transações comerciais.
Seu intuito é manter o registro de estoques de acordo com o balanço da empresa.
É um documento cuja guarda deve ser de 31 anos, segundo o parecer 410 da Coordenação do Sistema de Tributação (CST/SIPR).
O Livro Diário é uma peça indispensável em termos de escrituração contábil. Ele contém movimentações financeiras da empresa e seu preenchimento é previsto em lei.
É um documento cuja guarda é permanente.
A escritura de imóvel tem por principal objetivo comprovar a aquisição de um imóvel por meio de um contrato assinado pelas partes com duas testemunhas.
Desse modo, também está no rol dos documentos de guarda permanente.
Agora que você já sabe quais são todos os documentos de guarda permanente, que tal realizar a guarda física com uma empresa especializada na área?
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