Não importa se estamos falando do espaço físico, da comunicação ou dos processos internos; ter uma empresa organizada é fundamental. Não é à toa que a esmagadora maioria das empresas de sucesso trabalham com organização. Com todas as consequências que um espaço bagunçado pode acarretar, empresas desorganizadas estão fadadas ao fracasso.
Por outro lado, pode ser que você nem saiba quais são as melhores medidas para manter sua empresa organizada. Se este for o seu caso, não se preocupe! Neste texto, a Acervo te ajuda a solucionar este problema. Daremos 4 dicas que irão ajudar qualquer um a manter uma empresa organizada — em todos os aspectos.
Continue a leitura e entenda!
Começamos falando sobre a organização do ponto de vista da comunicação — e esta dica vale especialmente para empresas com grandes equipes. Nessas situações, várias das funções de alguns dependem do trabalho de outros. E as reuniões servem justamente para que todos estejam sempre a par do que está acontecendo na empresa.
O mínimo recomendado é que elas sejam semanais, de preferência no começo ou no final da semana. Há casos, no entanto, em que a equipe é muito extensa e as demandas mudam constantemente. Para essas empresas, a possibilidade de fazer mais de uma reunião por semana deve ser avaliada.
Passando para o quesito dos processos internos, esta dica também é ainda mais importante para empresas que atuam em equipes. Com o uso de um software de gestão, todas as ações são reunidas em um só local, o qual pode ser consultado a qualquer momento por quem precisar das informações para dar seguimento ao seu trabalho.
Com isso, até mesmo a comunicação é facilitada, visto que basta que uma pessoa utilize o sistema enquanto executa suas demandas para que as outras tenham informações atualizadas.
Nossas duas últimas dicas dizem respeito à organização do espaço físico, que é tão importante quanto os outros. Quando estamos em um local sujo e bagunçado, é muito mais difícil manter a concentração e, consequentemente, realizar as tarefas que devem ser cumpridas.
Para evitar que o local fique desagradável, rotinas de limpeza são obrigatórias. Além de contratar uma pessoa para fazer faxinas duas vezes por semana, vale recomendar aos funcionários para que deixem suas mesas limpas e organizadas também. Com a colaboração de cada um, o local pode ficar melhor para todos.
Por fim, trouxemos uma dica que é praticamente um combo — tornando-se uma das mais importantes da lista para uma empresa organizada. A guarda de documentos é um serviço que organiza tanto o espaço físico quanto os processos internos. Quer saber como?
Ao tirar os documentos da sua empresa, deixando-os com uma empresa terceirizada, eles não ficarão mais distribuídos pela sua sede. Assim, além de diminuir a quantidade de itens, aumentando a organização, você ainda economiza espaço.
Já os processos internos ficam mais organizados por um motivo muito simples: quando precisar encontrar um documento, não será necessário revirar a empresa indo atrás dele; basta entrar em contato com a terceirizada e ela o consulta para você.
Este, inclusive, é um dos serviços oferecidos pela Acervo. Nós estamos atuando no mercado de gestão documental desde 1993, ofertando todo os tipos de serviços visando o melhor para manter sua empresa organizada.
Por aqui, nós disponibilizamos uma equipe altamente qualificada para cuidar e fazer a manutenção da história da sua empresa, infraestrutura com vigilância 24 horas para garantir a confidencialidade das informações e todo o acervo catalogado dentro das normas e padrões de segurança.
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