Você já deve saber que, depois de certo tempo, os documentos da sua empresa podem ser eliminados, certo? Cada tipo de documento tem um tempo de vida útil definido por lei — sendo que, durante este tempo, eles devem ser conservados pela empresa. Depois que esse tempo passa, os arquivos podem ser eliminados.
Contudo, é preciso ter em mente que não basta eliminar os documentos de qualquer forma e pronto. Muitos deles contêm dados confidenciais, os quais podem prejudicar sua empresa e até mesmo seus clientes caso caiam nas mãos de pessoas mal intencionadas.
Neste cenário, a descaracterização dos documentos é um processo que deve ser feito para garantir a segurança de todos. Com a descaracterização, seus arquivos (físicos ou digitais) tornam-se ilegíveis. Mesmo que alguém venha a ter acesso a eles, será impossível saber quais são as informações contidas ali.
Mas você já parou para pensar em como, exatamente, a descaracterização de documentos funciona? Neste texto, a Acervo conta todo esse processo. Antes disso, ainda vamos explicar por que você deve se preocupar com a destruição dos seus documentos antigos. Quer saber mais? É só continuar a leitura abaixo!
Esse tempo de vida útil que citamos na introdução é definido por um documento chamado de Tabela de Temporalidade Documental (TTD). Ela é descrita pelo Glossário de Termos Arquivísticos, da Fundação para a Ciência e a Tecnologia (FCT), como um “instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos”.
Em condições normais, um documento não pode simplesmente ser eliminado. Como ele pode ser solicitado em situações legais, é necessário que a empresa o tenha em mãos. No entanto, com o passar dos anos eles vão perdendo a utilidade e, depois de um tempo determinado pela TTD, devem ser destruídos.
“Mas por que é importante destruí-los?”, você pode estar se perguntando. O que acontece é que, mesmo que não sejam mais úteis para a empresa, eles continuam contendo dados, muitos deles sensíveis.
Se os dados forem da sua empresa, ela pode ser prejudicada em situações futuras diversas. Se forem dos clientes, há a possibilidade de eles se sentirem lesados e buscarem punições, visto que estarão amparados pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Mais que destruir, é preciso fazer isso de uma maneira que as informações não fiquem acessíveis a ninguém. E é este o processo que chamamos de descaracterização de documentos.
Agora que você já sabe mais sobre o tempo de armazenamento de cada arquivo, além da importância de destruí-los e da descaracterização, chegou a hora de entender como ela é feita. Tudo irá depender das mídias em que seus documentos estão armazenados. Ela pode ser papel, CDs, DVDs, Blu-Ray discs, disquetes, cartões, pen drives, chips, cartões SD, filmes ou HDs.
Os papéis, CDs, DVDs, Blu-Ray discs e filmes devem ser triturados em partículas com poucos milímetros cada — garantindo, assim, que não possam ser acessados de forma alguma. Quanto mais importante forem os dados ali presentes, menores devem ser as partículas trituradas.
Já no caso dos disquetes, cartões, pen drives, chips, cartões SD e HDs, o processo é um pouco diferente. Se as informações não forem tão confidenciais assim, é necessário apenas que os dispositivos fiquem mecanicamente inoperáveis. Por outro lado, se elas forem mais secretas, a trituração também é essencial — com partículas ainda menores.
Como a descaracterização de documentos é um processo tão fundamental na gestão dos arquivos quanto qualquer outro, a Acervo agora também está atuando com este serviço. Além de ajudar sua empresa a armazenar os documentos quando necessário, agora nós também faremos parte do processo que vem depois.
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