Saiba como organizar os documentos de cada área da empresa

Que todas as empresas devem armazenar uma grande quantidade de documentos você já sabe, certo? Porém, mais do que isso, esses documentos devem estar organizados — preferencialmente de acordo com o setor, visto que os arquivos utilizados por cada área variam e que cada uma tem suas próprias necessidades.

Portanto, saber como organizar os documentos de cada área da empresa é fundamental. Mas faz ideia de como fazer isso? Neste texto, a Acervo te conta tudo que você precisa saber a respeito do assunto!

Além de mostrar como fazer essa organização, nós também listamos os principais documentos de cada área da empresa e, por fim, explicamos como a Acervo pode ajudar a sua empresa nessa organização.

Continue a leitura e confira!

Quais são os documentos de cada área da empresa?

Antes de explicar como a organização deve ser feita, é importante que você saiba quais são os documentos de cada setor. Para facilitar o entendimento, nós preparamos uma lista. Acompanhe:

• Marketing: Inclui documentos dos mais variados, como planejamentos estratégicos, pesquisas de mercado e até arquivos de comunicação com clientes;

• Financeiro: É o setor que lida com todos os documentos contábeis, como balanços, fluxos de caixa e demonstrações de resultados e da mutação do patrimônio líquido;

• Compras: Neste setor, encontramos notas fiscais, relatórios de negociações com fornecedores e clientes e outros documentos relacionados ao estoque da empresa;

• Recursos Humanos: Por fim, o RH é onde pode-se encontrar todos os documentos relacionados aos colaboradores, como currículos e até mesmo documentos pessoais dos funcionários.

Vale lembrar que estes não são os únicos setores de empresas, mas, no geral, são os que encontramos em qualquer organização — independente do setor em que ela atua.

Como organizá-los da melhor forma?

A primeira dica de organização de documentos, em qualquer que seja o cenário, é ter um espaço destinado especialmente para isso. A empresa deve ter uma sala própria para o armazenamento dos seus arquivos, além de garantir que ela tenha as condições ideais para a preservação correta dos mesmos.

Em um outro texto, aqui mesmo em nosso blog, nós já listamos todos os detalhes sobre como uma sala para armazenar documentos deve ser. Você pode conferi-lo clicando aqui.

Quanto à organização em si, o passo mais importante é que os documentos sejam divididos por setor. Afinal, os colaboradores de cada área precisarão dos arquivos que tratam dos assuntos com os quais eles trabalham, certo? Tendo este tipo de organização, é muito mais fácil ir direto às informações de que se precisa.

Depois disso, é preciso que eles também sejam organizados (dentro de cada subdivisão de setor) por algum outro índice. Alguns dos que costumam ser mais utilizados são ordem alfabética e ordem por data de emissão.

Conte com a Acervo!

Dependendo da quantidade de documentos que estão armazenados na sua empresa, pode ser extremamente difícil se organizar da melhor maneira. Sem a ajuda de algum profissional, que realmente entenda o que deve ser feito, você pode acabar ficando perdido e, nos piores casos, piorando ainda mais a situação.

Para garantir que os documentos de cada área da empresa serão organizados com toda a eficiência possível, saiba que você pode contar com a Acervo!

Com décadas de experiência no mercado de gestão documental, nós já auxiliamos dezenas de empresas de todos os segmentos que você puder imaginar. Nossos serviços vão além da organização de documentos, incluindo guarda física, digitalização e microfilmagem.

Para saber mais, entre em contato conosco!