Um negócio é sustentado por diversos pilares e a gestão de documentos é um deles. Os arquivos não são apenas pilhas de textos, mas sim dados essenciais para o funcionamento, regularidade, acesso a sistemas, consultas e preservação das informações de uma empresa.
Aqui, entra a importância de entender os diferentes tipos de arquivos que existem: arquivo corrente, intermediário e permanente. Cada um representa uma etapa do ciclo de vida de um documento. Ao entender essas categorias, você consegue gerenciar informações com mais facilidade.
Para te ajudar no assunto, a Acervo preparou este conteúdo que explica tudo sobre arquivo corrente, intermediário e permanente. Acompanhe a leitura!
Antes de explicarmos sobre os tipos de arquivos, é importante compreender o conceito de arquivo. De maneira geral, um arquivo significa diversos documentos reunidos e mantidos ao longo de um tempo por uma pessoa ou empresa.
Essa definição abrange desde documentos pessoais, como RG e CNH, até dados corporativos que são gerados diariamente. Para empresas, a coleta e organização de documentos são necessárias para cumprimento de obrigações legais, apoio na tomada de decisões e realização de atividades do dia a dia.
Um exemplo bem simples de arquivo é o armazenamento de notas fiscais e contratos.
Os arquivos são divididos em três categorias: corrente, intermediário e permanente. Essa divisão é referente às fases do ciclo de vida de um documento, sendo que cada uma tem suas próprias características e aplicações.
Mas por que é importante entender as diferenças? Basicamente, essa distinção ajuda na organização, na adequação do cumprimento das legislações e também das normas vigentes.
Confira a seguir mais sobre cada um dos três tipos de arquivos.
O arquivo corrente são os documentos que ainda estão em uso dentro de uma empresa. Esses são importantes para as atividades diárias, sendo frequentemente consultados. Por conta disso, esse tipo de arquivo precisa estar bem localizado nos setores que os utilizam, para facilitar o acesso rápido.
Alguns exemplos de arquivo corrente são: contratos em vigor, notas fiscais, folhas de pagamento de colaboradores atuais e relatórios mensais de desempenho. Todos esses documentos têm um grande valor administrativo, e devem ser gerenciados com muita atenção para evitar a perda de informações.
Este é o tipo de arquivo que contém documentos não utilizáveis frequentemente, mas que precisam ser mantidos por um período determinado de tempo por razões legais ou administrativas.
A Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Política Nacional de arquivos público e privados) considera todos os documentos intermediários aqueles que aguardam a eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Alguns deles são: contratos encerrados, registros que precisam ser preservados por um período e documentos administrativos de projetos já finalizados.
O arquivo permanente é a última categoria na gestão documental. Esses documentos não são mais utilizados diariamente, mas possuem valor histórico, cultural ou informativo que necessita a presença por tempo indeterminado.
Por exemplo, atas de fundação de empresas, documentos históricos importantes, relatórios anuais e registros de eventos são exemplos. Esses documentos servem como fontes de pesquisa e referência para a própria organização.
💡 Leia também — Como a organização de documentos ajuda na gestão de contratos
Então, conseguiu entender as diferenças entre arquivo corrente, intermediário e permanente? Essa compreensão é essencial para ter uma boa gestão de documentos na sua empresa.
Com uma abordagem estruturada e sistemática, toda organização consegue cumprir as obrigações legais, otimizar suas operações e preservar as informações valiosas para o futuro.
Por isso, avalie todas as necessidades atuais e comece agora mesmo a estruturar um sistema de arquivos. Nisso, a Acervo pode te ajudar!
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