Você está com dificuldades de organizar seus documentos empresariais e não sabe por onde começar? Essa é uma realidade muito comum em vários negócios, desde pequenos escritórios até grandes empresas.
Um dos melhores caminhos para isso é classificar os documentos por tema, ou seja, aplicar o arquivamento ideográfico — um método muito útil para facilitar a busca e o agrupamento de documentos importantes.
Neste artigo, a Acervo vai explicar como esse modelo funciona, quais são as suas vantagens e as diferenças dele para outros tipos de arquivamentos mais conhecidos. Acompanhe!
O arquivamento ideográfico, também conhecido como temático, é um sistema de organização de documentos com base no assunto ou tema que se referem.
Por exemplo, um escritório jurídico pode organizar seus documentos por tipos de processos (trabalhistas, cíveis, tributários) sendo o nome do cliente, um segundo indexador. Esse método de organização facilita a pesquisa contextual e temática quando é necessário recuperar informações específicas.
Nesse sentido, o arquivamento ideográfico é muito indicado para empresas que trabalham com um volume considerável de informações, como escolas, hospitais, escritórios jurídicos e órgãos públicos. Isso porque o conteúdo de cada documento é o ponto central da organização, o que facilita a consulta por tema.
Há diferentes formas de aplicar esse tipo de arquivamento, desde estruturas mais simples até sistemas complexos que exigem códigos e subcategorias. Vamos ver um pouco mais sobre isso a seguir.
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Veja abaixo algumas formas de estruturar esse tipo de arquivamento e como aplicá-lo no seu negócio:
Nesse primeiro tipo de arquivamento ideográfico, os documentos são agrupados conforme as áreas de conhecimento. Por exemplo, o tema principal “Recursos Humanos” pode ter os subtemas “Contratações”, “Treinamentos” e “Folha de Pagamento”. É um modelo muito bom porque facilita a visualização dos assuntos relacionados dentro de uma mesma área.
Você pode utilizar esse modelo quando há necessidade de segmentar as informações por áreas temáticas abrangentes. Quanto maior o número de documentos, mais interessante é adotar esse formato em uma estrutura hierárquica entre os assuntos.
Esse modelo de arquivamento temático segue a ordem alfabética das palavras-chave dos documentos. A diferença é que não existe agrupamento por área ou por assuntos relacionados, pois o foco está na ordem das palavras, independentemente do contexto.
É uma opção usada quando a empresa precisa de mais rapidez no acesso e não precisa relacionar os documentos entre si. O modelo de dicionário funciona como uma listagem em ordem alfabética, como se fosse um índice.
Aqui, os assuntos principais têm um código numérico, e os assuntos relacionados são conectados a esse código. Isso cria uma hierarquia entre temas centrais e complementares. A lógica em si é semelhante ao enciclopédico, mas com a adição dos números para facilitar a ordem.
O duplex é um tipo de arquivamento ideográfico bom para negócios que precisam de um sistema mais estruturado, com foco na rápida localização por tema ou subtema.
Neste caso, utilizam-se códigos numéricos organizados em até 10 classes principais, que podem ser subdivididas em até 10 subclasses cada, gerando um sistema muito detalhado. Por exemplo, o número “5” pode representar o setor financeiro, e “51” a subclasse para notas fiscais.
É uma classificação muito comum em bibliotecas, mas também é facilmente adaptada para empresas que precisam de um sistema com mais organização.
Aqui, cada documento tem um número sequencial conforme é incluído no arquivo. As palavras-chave são indexadas separadamente, e os documentos podem ser localizados por termos distintos. É uma forma mais técnica e exige manutenção periódica dos índices.
Indicado para negócios que necessitam de um sistema versátil e com múltiplas possibilidades de busca.
Podemos afirmar que a principal diferença no arquivamento ideográfico, para os outros tipos, está no critério de organização: o conteúdo.
Enquanto os outros métodos priorizam informações externas ao documento, o temático se concentra no conteúdo em si de cada arquivo.
Se você tem uma empresa que precisa organizar os documentos com base no seu conteúdo, vale a pena investir no sistema de arquivamento ideográfico. É um método que facilita a conexão entre documentos relacionados conceitualmente.
Por meio de variações como o enciclopédico, dicionário ou duplex, você consegue adaptar a lógica de arquivamento conforme a realidade e complexidade do seu negócio.
Então, este conteúdo foi útil para você? Esperamos que sim. Se você deseja ler mais sobre organização de documentos, acesse o blog da Acervo. Até a próxima!
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