O gerenciamento e o armazenamento de documentos digitais se tornaram uma habilidade essencial para indivíduos e empresas.
Afinal, a realidade digital do mundo de hoje demanda uma interconectividade cada vez maior, e acessar documentos importantes de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora e com segurança, se tornou imprescindível.
Sejam contratos estratégicos, demonstrativos financeiros ou registros pessoais, todos nós temos uma necessidade crescente de armazenar e organizar nossos documentos digitais de forma eficiente, não é?
Por outro lado, com o grande volume de dados que acumulamos, o gerenciamento de nossos documentos digitais pode se tornar rapidamente uma tarefa árdua.
Felizmente, há muitas ferramentas e estratégias disponíveis para ajudá-lo a manter o controle sob os seus documentos digitais.
De tecnologias cloud based, com segurança de ponta e acessibilidade ao moderno sistema de GED, as opções são muitas, e a Acervo pode fazer a diferença nisso.
Neste artigo, exploraremos algumas das práticas recomendadas para gerenciar e armazenar documentos digitais, para que você possa manter seus arquivos organizados, seguros e facilmente acessíveis o tempo todo.
Portanto, seja você um profissional ocupado ou apenas alguém procurando simplificar sua vida digital, continue lendo para descobrir algumas dicas práticas para gerenciar e armazenar seus documentos digitais com eficiência!
Documentos digitais são arquivos eletrônicos que contêm informações legíveis por computador, incluindo textos, planilhas, imagens, vídeos e outros formatos.
Esses arquivos são criados e armazenados em dispositivos eletrônicos, como computadores, tablets e smartphones, e podem ser acessados e compartilhados por meio de redes de computadores e da Internet.
Além disso, documentos digitais podem ser oriundos da digitalização de documentos físicos.
Entretanto, para que tenham validade jurídica, é preciso cumprir rigorosamente as diretrizes estabelecidas pelo Decreto Nº 10.278 de 2020.
Esse decreto estabeleceu a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Segundo a letra dessa regulamentação vigente:
“Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:
I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II – a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV – a confidencialidade, quando aplicável; e
V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados.“
A gestão e o armazenamento de documentos digitais são fundamentais para a organização e o sucesso de qualquer empresa.
Por isso, contar com uma empresa especializada em gestão documental como a Acervo, representa um enorme avanço: atuando desde a coleta e organização, à disponibilização dos documentos digitais em plataforma online segura, o GED.
De todo modo, existem algumas práticas fundamentais quando o assunto é fazer a gestão e armazenamento de documentos digitais na sua empresa.
Então siga conosco e entenda a seguir o que você precisa fazer para gerir e armazenar a documentação digital do seu negócio!
Agora que você já entendeu o que são documentos digitais, que tal aprender algumas técnicas para implementar ainda hoje na sua organização?
Vamos lá!
Ao gerenciar documentos digitais, é essencial estabelecer uma padronização na nomenclatura dos arquivos.
Isso facilita a busca e a recuperação das informações, tornando o processo do armazenamento de documentos digitais mais eficiente.
A padronização pode incluir o uso de palavras-chave relevantes, datas, números de versão, entre outros critérios específicos para a sua organização.
Dessa forma, você terá uma estrutura consistente que torna mais fácil localizar e identificar os documentos quando necessário.
Um sistema de organização hierárquico é fundamental para manter a estrutura e a ordenação dos documentos digitais.
Consiste em categorizar os documentos por assuntos principais, criar pastas e subpastas correspondentes e classificar os arquivos de acordo com a hierarquia estabelecida.
Isso ajuda na localização rápida dos documentos e garante uma visão clara da estrutura de armazenamento.
Para proteger a privacidade e a segurança dos documentos digitais, é necessário estabelecer políticas de acesso.
Defina quem tem permissão para visualizar, editar ou compartilhar determinados arquivos e estabeleça níveis de acesso adequados a cada função dentro da organização.
Essas políticas podem ser implementadas por meio de autenticação de usuários, senhas, permissões de grupo e outros mecanismos de segurança para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos.
Realizar backups regulares é crucial para proteger seus documentos digitais contra perdas inesperadas, como falhas de hardware, ataques cibernéticos ou desastres naturais.
Estabeleça um plano de backup adequado às necessidades da sua organização, considerando a frequência dos backups, os meios de armazenamento (como servidores locais, nuvem ou dispositivos externos) e a recuperação de dados em caso de emergência.
Dessa forma, você terá a garantia de que seus documentos estão protegidos e poderão ser restaurados caso ocorra algum problema.
Uma ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma solução tecnológica projetada para facilitar o gerenciamento, o armazenamento e a organização de documentos digitais.
Essas ferramentas oferecem recursos avançados, como indexação, pesquisa avançada, controle de versões, fluxos de trabalho automatizados e colaboração em tempo real.
Ao utilizar uma ferramenta de GED, você otimiza o processo de gestão de documentos, melhora a produtividade da equipe e garante a segurança e integridade dos arquivos.
Nesse sentido, vale a pena conhecer o Acervo CloudFile, solução segura confiada por empresas no Brasil inteiro para gerenciar documentos digitais de maneira rápida.
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