Com a profissionalização e terceirização de diversos serviços, os condomínios já podem ser tratados como empresas complexas, e para oferecer credibilidade, os síndicos devem estar atentos para a organização de arquivos. Alguns documentos devem ser mantidos por mais de 30 anos e, dependendo do caso, por tempo indeterminado. A tarefa não é das mais simples e enfrenta dois desafios: a quantidade de documentos e a falta de espaço.
Especialistas das áreas de administração e contabilidade estimam que cada condomínio, seja residencial ou comercial gera, em média, mil novos documentos por ano. E, apesar de muitos prédios optarem pela autogestão, deixando a responsabilidade apenas para o síndico, o ideal é contratar uma empresa especializada para gerenciamento e organização de arquivos.
Uma coisa é certa: não guardar documentos é um risco para o prédio, tanto em relação a ações trabalhistas como nas fiscalizações da Receita Federal.
As plantas do condomínio, por exemplo, devem ser guardadas para sempre, além dos documentos referentes aos funcionários e impostos. O importante é que tuido esteja sempre à mão e organizado.
A Acervo oferece soluções para a guarda e organização de arquivos que podem ajudar o seu condomínio a estar em dia com o que manda a legislação e garantir segurança com confiabilidade em uma gestão eficiente. Imagine as atas, documentos trabalhistas, financeiros e plantas do prédio digitalizados para acesso fácil em computadores ou dispositivos? A prestação de contas online para os condôminos é uma realidade que está ao seu alcance.
Possuímos a experiência necessária para organizar seus documentos condominiais de modo que você possa ficar focado em seu trabalho e deixar a parte burocrática com quem realmente sabe como ajudar. Organização dos arquivos e guarda de documentos é tão somente um dos muitos sinônimos de excelência da Acervo. Entre em contato agora mesmo!
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