A auditoria interna documental é um processo organizado de verificação dos documentos e registros de uma empresa, garantindo conformidade, qualidade e segurança na gestão documental.
Quando bem planejada, a auditoria interna confirma que informações estratégicas estão corretas, completas e acessíveis, além de apontar oportunidades para otimizar processos e reduzir riscos. Uma gestão eficiente de documentos demonstra organização, eficiência e compromisso com o accountability, essenciais para uma governança assertiva.
A auditoria interna é uma atividade independente que avalia processos e controles, assegurando que normas internas e externas sejam cumpridas. Em outras palavras, auditoria o que é resume seu papel de controle gerencial: verificar se os mecanismos existentes funcionam, identificar falhas e recomendar melhorias. No contexto da auditoria interna documental, o foco está em checar registros físicos e digitais que sustentam as operações do negócio.
Para garantir independência, a auditoria interna deve reportar-se diretamente à alta direção ou ao conselho administrativo. Ao tratar da auditoria documental, ela acompanha todo o ciclo de vida dos documentos, da criação à digitalização ou descarte.
Imagine que senhas, códigos ou documentos fiscais sumam quando mais são necessários. Ou que registros trabalhistas não estejam disponíveis em uma inspeção. A auditoria interna documental analisa todos os documentos da empresa, avaliando existência, regularidade, forma de guarda e facilidade de acesso.
Num cenário cada vez mais digital, a auditoria documental também assegura conformidade com a LGPD e outras normas de proteção de dados, evitando multas e impactos à imagem da empresa.
No caso da auditoria interna documental, as categorias interna e documental se complementam para garantir a qualidade da gestão documental e atender exigências legais.
A auditoria interna documental segue seis fases essenciais:
Planejamento da auditoria
O auditor define o escopo, os objetivos, a equipe, o tempo e as ferramentas. A equipe responsável escolhe quais documentos auditar, determina quais normas regulamentam a atividade e estabelece os critérios de avaliação.
Coleta de dados
O auditor reúne toda a documentação relevante, seja física ou digital. Ele verifica onde cada arquivo está armazenado, analisa seus formatos (contratos, notas fiscais, relatórios etc.) e confere se todos os itens estão acessíveis.
Análise dos documentos
O auditor examina cada registro para conferir conformidade com as políticas internas, normas legais e padrões de qualidade. Ele avalia a precisão das informações, a integridade dos arquivos e a presença de assinaturas ou carimbos. Durante essa etapa, identifica falhas, inconsistências ou lacunas que possam comprometer a confiabilidade dos documentos.
(Leia mais sobre gestão documental em Digitalizando o presente, preservando o passado: Gestão documental para empresas modernas.)
Identificação de riscos e oportunidades de melhoria
A equipe de auditoria mapeia possíveis ameaças, como extravio de documentos ou falhas no arquivamento. Ao mesmo tempo, o auditor detecta oportunidades para otimizar a armazenagem, melhorar a digitalização, reforçar o controle de acesso e criar procedimentos mais seguros para eliminar arquivos.
Relatório de auditoria
O auditor elabora um documento detalhado com os resultados obtidos, apontando falhas, áreas de risco e sugestões de melhorias. Em seguida, prioriza as ações corretivas e define prazos e responsáveis para cada tarefa.
Ações corretivas
A equipe de auditoria implementa medidas para solucionar as não conformidades e aprimorar a gestão documental. Após colocar as mudanças em prática, o auditor monitora continuamente os processos revisados para garantir que a conformidade se mantenha.
A gestão documental é o conjunto de práticas, políticas e tecnologias que controlam o ciclo de vida dos documentos, desde a criação, guarda e eliminação segura. A auditoria documental verifica se essas práticas são aplicadas corretamente em toda a organização.
Transparência interna: garante rastreabilidade dos documentos.
Segurança da informação: reduz riscos de acessos não autorizados.
Agilidade operacional: recupera arquivos rapidamente e atende auditorias externas com eficiência.
Cumprimento de normas: assegura conformidade com a LGPD e regulamentações setoriais.
Otimização de espaço: diminui custos físicos e digitais, alinhando-se à sustentabilidade.
A auditoria interna documental é ferramenta estratégica para assegurar que a empresa atenda a normas internas e externas sobre registros e arquivos. Com um processo estruturado, é possível detectar falhas, reduzir riscos e implementar melhorias constantes na gestão documental.
Adotar boas práticas e tecnologia reforça o compliance, agiliza decisões e protege o negócio de penalidades e perdas de informação. Ao combinar auditorias interna, externa e documental, a organização constrói uma base sólida de governança, contribuindo para eficiência operacional e segurança dos dados. Sua empresa está pronta para uma auditoria? Nesse artigo, você descobriu as principais etapas e a sua importância. Para saber mais sobre gestão de documentos, convido você a conferir o blog da Acervo! Até mais.
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