Você sabe quais são os fatores de deterioração de documentos mal preservados? Sabemos que os documentos devem ser bem armazenados, principalmente para manter a integridade das informações a médio e longo prazo. Porém, existem muitas situações que comprometem a legibilidade de contratos, notas fiscais, registros de reuniões, entre outros.
Um bom empresário deve ter cuidado com esses documentos e compreender as principais condições que afetam a efetividade da gestão documental.
Neste conteúdo, a Acervo explicará quais são os fatores de deterioração de documentos mal preservados, como proteger suas informações e como utilizar uma ferramenta para calcular o valor a ser investido para ter a gestão ideal de seus documentos. Veja a seguir!
A deterioração é um processo que danifica o papel, tinta, adesivos e outros componentes dos documentos.
Isso pode acontecer por meio de manchas e descoloração, esfarelamento, surgimento de fungos e mofo devido ao armazenamento em ambientes úmidos, desbotamento da tinta com o passar do tempo e, até mesmo, acidez.
Existem muitos fatores de deterioração de documentos mal preservados, sendo que os principais são:
Esses são os dois grandes vilões que ajudam na deterioração de documentos. As altas temperaturas aceleram alguns processos químicos que levam à fragilização e ruptura de arquivos.
Já a umidade excessiva contribui para a formação de mofo e bolor, que mancham, enfraquecem e destroem o papel.
A radiação, tanto exposição solar quanto de lâmpadas fluorescentes, podem causar danos nas tintas dos documentos, gerando desbotamento e rachaduras nos materiais. Isso porque a radiação ultravioleta (UV) é prejudicial e acelera a deterioração química dos componentes inseridos nos documentos.
Na lista de quais são os fatores de deterioração de documentos mal preservados, os ataques biológicos também fazem parte.
Os cupins e as traças se alimentam de celulose, o principal componente do papel. O mofo e o bolor circulam em ambientes úmidos e, consequentemente, danificam documentos. Já os ratos e camundongos podem construir ninhos entre seus arquivos, além de roê-los.
Por mais que possa parecer inofensiva, a poeira acumulada causa manchas e desgastes nos documentos, prejudicando a leitura do texto.
Incêndios e inundações são desastres naturais que afetam de forma irreparável os documentos. Por mais que nem todos os desastres são previstos, é possível colocar em prática algumas medidas para prevenir os danos.
Agora que você já sabe quais são os fatores de deterioração de documentos mal preservados, a Acervo passará as principais dicas para prevenir qualquer problema com seus arquivos. Confira a lista abaixo:
💡Leia também: Quanto custa arquivar documentos da sua empresa?
Conseguiu entender quais são os fatores de deterioração de documentos mal preservados? Essa compreensão é fundamental para garantir a integridade das informações de seus arquivos.
Conforme comentamos anteriormente, uma excelente forma de manter seus documentos seguros é através da guarda física. A Acervo possui uma ferramenta gratuita para você calcular o custo-benefício de investir na gestão de documentos.
Você pode acessar a Calculadora de Benefícios Acervo e descobrir o custo médio de manter documentos arquivados internamente, comparar esses custos com os nossos serviços e verificar a economia de tempo e dinheiro ao contar com uma equipe especializada em gestão documental.
Use a ferramenta para otimizar a preservação e gestão de documentos e garantir a acessibilidade e integridade deles por muito tempo!
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