Escolher qual a melhor empresa para realizar a gestão documental do seu negócio não é uma tarefa simples. Você precisa analisar pontos importantes e necessários para fazer uma escolha assertiva e dentro do esperado para sua empresa ter o que precisa.
Em Porto Alegre você pode optar pela gestão de documentos com um empreendimento especializado e que garanta segurança e confidencialidade. Quer entender um pouco melhor? Então continue nesse texto para saber mais.
Você que é da capital dos gaúchos tem uma tarefa desafiadora: escolher a melhor opção para gerenciar os documentos. Isso porque existem opções variadas no mercado e fica difícil saber qual a melhor solução para atender suas necessidades.
Utilizar um sistema de gerenciamento de arquivos físicos é uma opção inteligente, pois você consegue ter tudo que precisa para sua empresa ter autonomia, liberar espaço físico e otimizar o acesso e localização dos documentos.
Para isso, é importante analisar os conceitos e o histórico de cada empresa antes da contratação, assim como os benefícios e o que é atendido por elas, para ver se está adequado com suas necessidades.
Documentos, arquivos e mídias podem ser armazenados em uma empresa de confiança, focada justamente na realização desse trabalho de guardar os documentos, facilitando todo o acesso à localização destes arquivos, quando for necessário.
Guardando os documentos com uma empresa especializada e que organiza de forma primorosa todos os arquivos e documentos, você tem a certeza da tranquilidade de estar contratando um serviço que cumpre o prometido, com qualidade e eficiência.
Se você tem uma empresa em Porto Alegre, pode confiar a gestão de documentos para que a Acervo cuide, mantenha organizado e seguro os seus arquivos mais importantes.
Na Acervo você conta com uma equipe especializada à sua disposição, além de segurança 24 horas por dia, para garantir o sigilo e confidencialidade necessários para que suas informações estejam seguras.
Assim,há a completa segurança da informação de seus dados, uma vez que somente pessoas autorizadas previamente terão acesso aos documentos, eliminando o risco de quebra de confidencialidade das informações.
Outro ponto importante é a conservação dos documentos, através das condições de armazenamento oferecidas pela Acervo, preservando a qualidade dos arquivos por muito tempo.
Há ainda a vantagem de otimizar o espaço físico e economizar com pastas e armários, liberando espaço para a realização de atividades mais produtivas ou equipamentos importantes para a execução do trabalho na empresa.
E por falar em produtividade, podemos trazer como vantagem também a economia de tempo dos profissionais, pois um sistema de armazenamento de documentos permite a localização dos arquivos de forma mais fácil e rápida.
Por isso, tenha a total certeza do cuidado com os documentos da sua empresa, assim como a organização necessária para a busca de qualquer informação que possa ser importante para o dia a dia do seu empreendimento.
Com um processo de guarda de documentos eficiente, você nunca mais terá dores de cabeça para encontrar qualquer arquivo que precise!
Confira, abaixo, as principais etapas:
Os documentos são separados e organizados para serem levados ao serviço de guarda física. Este processo de transporte para o local de armazenamento é feito com muito cuidado, para que não haja extravio de informações ou arquivos.
Aqui, a Acervo realiza a manutenção e arquivamento dos documentos separados e transportados. A partir daí, toda a magia da organização acontece por parte da Acervo: controle de acesso e sigilo da informação; controle de temperatura, umidade e pragas; disponibilização de relatórios mensais com as movimentações realizadas durante o mês.
Quando os processos acima estão finalizados, os documentos já estão acessíveis para consulta e retirada. Realizamos o envio em até 24 horas após a solicitação e, se a pesquisa for digital, ela será atendida em até 3 horas úteis. Vale lembrar que as pesquisas são solicitados por um sistema online, conforme abaixo:
Todo o nosso sistema de trabalho é feito por meio do SDoc. Basicamente, um sistema de gestão de arquivos, onde você, cliente da Acervo, consegue acessar tudo de forma online: fazer consultas, solicitar coletas,emitir relatórios e solicitar a pesquisa do documento físico ou digital , a qualquer hora.
Assim como ter controle da temporalidade de cada documento. Tudo isso de forma online, garantindo mais eficácia e facilidade para o seu dia a dia.
Qualquer empresa que esteja com pouco espaço de armazenamento dos documentos pode arquivar seus documentos com a Acervo.
Exemplificamos, aqui, os principais segmentos de mercado que mais necessitam da gestão documental:
● Saúde (clínicas, consultórios, hospitais);
● Contábeis (contabilidades ou setor interno de
empresas);
● Setor financeiro (cooperativa de crédito, bancos,
previdências privada, financiadoras de créditos);
● Escritórios de advocacia;
● Seguradoras;
● Grandes indústrias;
● Empresas prestadoras de serviços;
● Universidades e escolas.
Você se enquadra em alguma dessas categorias? A Acervo tem a solução perfeita para você!
Estamos chegando ao final deste artigo, agradecemos a sua leitura até aqui, e esperamos que você conte com a Acervo para a gestão documental da sua empresa em Porto Alegre e região.
Garantimos qualidade e confiança no nosso trabalho e contamos com mais de 30 anos de experiência em Gestão Documental, com diversos cases de sucesso em nossa história e mais de 500 mil caixas armazenadas!
Aproveite para clicar aqui, entrar em contato conosco e fazer seu orçamento para trabalhar com a Acervo. Com certeza sua empresa terá muitos benefícios com os nossos serviços e a otimização do tempo fará toda a diferença.
Até breve!
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