Arquivos Digitais: como é feita a organização

Você já precisou encontrar um e-mail ou um arquivo no seu computador, mas não conseguiu? Agora imagine essa situação em uma empresa, onde o volume de documentos é muito maior. Parece complicado, não é mesmo? Por isso, a organização dos arquivos digitais é tão importante. 

Toda a praticidade da gestão de documentos digital pode ser perdida se não houver uma sistematização das informações. A boa notícia é que existem empresas especializadas no gerenciamento documental para te ajudar nesses processos. 

Neste texto, a Acervo te conta mais sobre como é feita a organização dos arquivos digitais. Continue lendo. 

Etapas da organização de documentos digitais:

1. Produção: diz respeito aos processos de criação ou digitalização dos documentos,  
2. Uso: diretamente relacionado ao primeiro processo, se refere à etapa de produção para uso na empresa ou instituição;
3. Tramitação: caminho que o documento percorre entre os departamentos que decidirão a respeito do tema ali abordado;
4. Avaliação: momento em que se decide se o documento, após cumprir sua função na tramitação, será eliminado ou arquivado;
5. Arquivamento: quando a decisão é pelo arquivamento do documento, ele precisará passar pelos processos de triagem e padronização para, então, ser armazenado em  pastas/diretórios. 

Como nomear documentos digitais

Agora que você conhece todo o processo da gestão de arquivos digitais, vamos explicar melhor algumas das atividades mais importantes. 

Você sabe como nomear documentos ao produzi-los? Seguindo um padrão nesse momento, ficará muito mais fácil organizar os documentos posteriormente. Além disso, toda a equipe poderá utilizar um mesmo sistema de nomenclatura. 

O ideal é seguir o formato do exemplo abaixo: 

• Instrucao_normativa_RH_ minuta_versao_01_revisao

Todas as palavras devem ser separadas por um underline (_). Na primeira parte (Instrução_normativa), especifica-se a espécie do documento; em seguida, o setor onde o documento foi produzido (RH); a terceira parte (minuta) identifica a forma documento, que pode ser, por exemplo, uma cópia ou um rascunho; por fim, identifica-se a versão do documento (01) e, se for o caso, quando for feita uma revisão. 

Classificação de arquivos digitais

A gente já falou aqui no blog da Acervo sobre como é feita a classificação dos documentos. Sobre essa atividade, é necessário traçar uma estratégia para garantir que todos os documentos produzidos sejam mais facilmente organizados e, assim, encontrados. 

Para tanto, é feita uma análise do conteúdo e demais informações relativas ao documento (data, quem produziu, tipo, etc.). Assim, ele poderá ser classificado conforme as necessidades da sua empresa para consulta e integridade das informações. 

Triagem, padronização e arquivamento

Na hora de organizar os arquivos digitais, como comentamos, é necessário passar pelos passos de triagem, padronização e arquivamento. 

No momento da triagem, é feita a identificação e análise para que os documentos sejam separados e classificados. 

Já na padronização, são definidas as regras, normas, procedimentos e nomenclaturas para os locais de armazenamento dos documentos, sejam eles pastas ou diretórios. 

No arquivamento, por fim, os documentos são efetivamente salvos em  pastas e subpastas, de acordo com a padronização que foi escolhida. 

Dica importante: existem, hoje, os softwares de Gerenciamento de Documentos, que facilitam ainda mais a gestão dos documentos digitais. Na Acervo, oferecemos o Acervo CloudFile, que garante uma gestão eficiente de todos os seus documentos!

Reforçamos a importância de que todas essas etapas sejam realizadas com cautela, bem como em conformidade com as normas externas e internas para a gestão de documentos. Por isso, a Acervo é a melhor opção para a organização e gestão de arquivos digitais. Visite o nosso site para conhecer todos os nossos serviços. 

Fonte: 

COORDENADORIA GERAL DE PROTOCOLO E ARQUIVO. Manual de organização de documentos digitais. Sergipe: IFSC, 2020. Disponível em: http://www.ifs.edu.br/images/cgpa/gestao_documental/MANUAL_DOC_DIGITAIS_5V_1-convertido.pdf. Acesso em 3 jun. 2022.