Classificação de documentos: como é feita?

A classificação de documentos é muito importante para qualquer sistema de gestão documental, seja ele físico ou eletrônico. Por meio da classificação, é possível separar, organizar e sistematizar o acesso aos documentos, de forma rápida e segura. 

Pense, por exemplo, que você possui uma série de documentos sobre eventos que foram realizados na sua empresa. O conjunto conta com fotografia, filmes, textos de palestras e fichas de inscrição. 

Assim, todos os registros têm temas semelhantes, mas foram produzidos em materiais diferentes e para fins diversos. Para organizá-los, quais características comuns você consideraria?

Com isso, queremos dizer que os documentos podem ser muito diferentes entre si, mas, de um modo geral, eles possuem características comuns que podem ser utilizadas para classificá-los. 

Na sequência, você verá uma lista de elementos que podem ser usados na classificação de documentos. Veja!

Formas de classificação de documentos

De acordo com Janice Gonçalves (1998), em seu livro Como classificar e ordenar documentos de arquivo, existem os seguintes elementos característicos comuns:

• Suporte: diz respeito ao material no qual estão registradas as informações. Exemplos: papel ou filme. 
• Forma: se refere à etapa de elaboração ou transmissão do documento. Exemplos: rascunho, cópia ou original. 
• Formato: corresponde à configuração física do suporte no qual a informação foi registrada, considerando a sua natureza ou modo como foi confeccionado. Exemplos: caderno, livro, mapa e rolo de filme. 
• Gênero: se refere à configuração de um registro documental conforme os signos usados para comunicar seu conteúdo. Exemplos: textual, audiovisual ou iconográfico. 
• Espécie: trata mais especificamente da natureza das informações contidas no documento. Exemplos: declaração, relatório e ata. 
• Tipo: diz respeito à atividade que gerou determinada espécie de documento. Exemplos: ata de reunião e ata de condomínio. 

Como organizar um arquivo

Agora que você conhece algumas das características comuns que são usadas para a classificação de documentos, vamos falar mais sobre como é feito o arquivamento. 

Existem muitos métodos de arquivamento, como alfabético, geográfico e numérico. Porém, em uma empresa, é difícil utilizar apenas um deles, porque os diferentes tipos de documentos podem ser organizados em diversas categorias (assunto, nome, data, local, etc.). 

Desse modo, a escolha pelo método, ou melhor, pelos métodos a serem utilizados exige que seja feita uma análise das atividades que são desempenhadas pela empresa. Outro ponto importante é o modo como, geralmente, as informações que precisam ser consultadas são requisitadas. 

Por isso, contratar uma empresa terceirizada para gestão documental poupa bastante tempo e garante a melhor classificação de documentos. 

Plano de classificação de documentos

Considerando tudo o que foi mencionado até aqui, vale ressaltar que, na hora de organizar um arquivo, ter um plano de classificação de documentos é essencial. Para tanto, é necessário seguir alguns passos:

1. Comece identificando quais são as principais atividades realizadas pela sua empresa ou instituição. Essas informações quase sempre estão disponíveis nos documentos da empresa, tais como Estatutos, Atas e Portarias. Se você não encontrar esses dados de forma sistematizada, faça uma descrição analítica das atribuições da sua instituição;
2. Com a lista de atividades em mãos, procure organizar todas essas informações. Além disso, guarde os documentos de onde esses dados foram extraídos, a fim de garantir o melhor registro de todas as atribuições. 
3. Identifique e sistematize os documentos que são produzidos em cada uma das atividades. Se uma das atribuições que você identificou é, por exemplo, vendas, pense na documentação relacionada a isso, como contratos, notas fiscais e tabelas de valores. 
4. Por fim, crie um sistema de códigos para organizar esses documentos. Essa codificação pode ser feita com números, nome da atividade ou as duas coisas. Utilizar um sistema de cores também ajuda bastante na organização e, principalmente, na localização dos documentos. 

Gostou dessas informações? Nós, da Acervo, somos especialistas em gestão de documentos, com décadas de experiência no mercado. Se você precisa organizar os documentos da sua empresa ou instituição, visite o nosso site. 

Fontes

GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Divisão de Arquivos do Estado de São Paulo, 1998. Disponível em https://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf2.pdf. Acesso em 18 maio 2022. 

FREIBERGER, Zélia. Gestão de documentos e arquivística. Curitiba: Instituto Federal do Paraná, 2010. Disponível em http://proedu.rnp.br/bitstream/handle/123456789/670/2a_disciplina_-_Gestao_de_Documentos_e_Arquivistica.pdf?sequence=1&isAllowed=y. Acesso em 18 maio 2022.