A guarda física de documentos está diretamente ligada à ideia de segurança. Isso porque muitos dos documentos a serem guardados possuem informações de grande importância, que não podem ser perdidas ou extraviadas.
Nesse sentido, a terceirização desponta como principal meio de garantir a segurança dos documentos físicos. Mas será que colocar os seus documentos nas mãos de uma outra empresa é a opção mais segura?
Neste texto, a Acervo vai te contar mais sobre a terceirização da guarda física de documentos e as questões de segurança envolvidas nesse processo!
Já sabemos que os documentos produzidos em uma empresa são muito relevantes. No entanto, nem sempre os riscos a essa documentação são realmente considerados. Você já pensou, por exemplo, o que aconteceria com os dados em caso de incêndio ou de uma enchente? Eles estariam preservados?
Esses riscos existem e não podem ser esquecidos. Por isso, a guarda física de documentos exige uma série de cuidados. E, mais que isso, ela requer investimentos no espaço para armazenagem da documentação.
Assim, respondendo à pergunta feita no título, a terceirização da guarda física de documentos é sim uma opção mais segura. Agora, vamos entender melhor porque a contratação de uma empresa especializada traz mais segurança para a documentação.
O que acontece quando você contrata uma empresa para gestão física de documentos? Ela disponibiliza um espaço para armazenagem da documentação, levando em conta as necessidades específicas do conjunto em questão.
Esse local é seguro porque foi pensado para a preservação dos documentos. Além disso, riscos como os mencionados anteriormente são antecipados, garantindo maior segurança.
A princípio, pode parecer que os documentos estarão mais bem guardados dentro da própria empresa. Contudo, pensando na proteção contra riscos e diferentes formas de preservação da documentação, é difícil que as exigências sejam totalmente cumpridas.
Dessa forma, a terceirização não implica apenas a organização dos documentos. Ela significa que a documentação física será armazenada em um espaço adequado, com riscos menores de perda ou extravio.
Em resumo, é claro que existem, sempre, alguns riscos imprevisíveis. Porém, a contratação de uma empresa especializada é a forma mais segura para mitigar os riscos.
Na hora de escolher uma empresa terceirizada para a guarda física de documentos, algumas condições devem ser observadas. Na infraestrutura oferecida é importante que esteja incluído um esquema de vigilância 24 horas.
Ademais, é preciso que se tenha um planejamento para a confidencialidade das informações armazenadas.
Outro ponto importante é que o ambiente para armazenamento seja climatizado e com umidade controlada. Assim, é possível garantir a integridade de documentos em papel e outras mídias.
Por fim, as condições de armazenamento devem incluir, sempre que possível, estratégias de proteção contra ameaças externas, como fogo ou chuva. As salas-cofre também são importantes para a integridade física e resguardo de informações sigilosas.
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