Para uma empresa prosperar meio a um mercado extremamente competitivo é preciso mais que uma boa ideia e força de vontade. Claro, esse já é um ótimo começo, mas a partir daí é necessário contar com funcionários de confiança, criar um processo efetivo, aperfeiçoar constantemente produtos e serviço, além de articular as parcerias certas para ir mais longe mais rápido.
E uma das parcerias que podem contribuir com esta intenção é a de uma empresa especializada em Guarda de Documentos. No princípio o volume de documentos é administrável, mas com o tempo o arquivo cresce, gera custos para manutenção, ocupa recurso humano e espaço físico que poderiam ser ocupados com coisas diretamente relacionadas ao negócio da empresa, aumentando assim a rentabilidade.
É importante ressaltar que, em geral, o investimento na terceirização da Guarda de Documentos é menor que a gestão documental por meio de recursos próprios, além de ser indicada para empresas de todo porte.
Muitos documentos precisam ficar arquivados por anos antes de serem dispensados – em acordo com os prazos legais estipulados. Com a guarda documental você fica tranquilo e sabe que vai encontrar o que precisa no momento em que surgir a necessidade.
Papéis sofrem com umidade, ação de pragas e outros fatores que podem acelerar sua degradação. No ambiente controlado de uma empresa especializada em guarda de documentos esses arquivos ficam afastados desse tipo de ação, mantendo sua integridade.
Com a guarda física associada a organização sistematizada de arquivos e um sistema GED (Gestão Eletrônica de Documentos / Gerenciamento Eletrônico de Documentos) fica muito mais fácil controlar e encontrar o que precisa em poucos passos. Chega de perder tempo atrás da caixa ou pasta em que arquivou aquele documento importante há três anos.
Como viu, não faltam vantagens para te convencer que terceirizar a guarda de documentos da sua empresa é uma ótima ideia, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, recém-aberta ou já consolidada.
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