Compliance, ou conformidade, no ambiente corporativo, é um sinônimo de transparência e responsabilidade por parte das empresas que disputam a liderança do mercado, em especial por parte de seus respectivos departamentos financeiros, Recursos Humanos e dos próprios gestores.
Útil em praticamente todos os pilares de atuação empresarial, a compliance passou a ser adotada como uma prática que garante a plena execução de tarefas, a boa gestão de processos e o cumprimento dos procedimentos corporativos, tanto em fábricas quanto em escritórios.
Pensando na importância das conformidades para a atuação das empresas dos mais variados setores, nós da Acervo preparamos o guia prático abaixo, buscando conceituar a noção de compliance, qual a sua importância para o mercado e em que nível está relacionada com a gestão de documentos.
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Boa leitura!
O termo compliance tornou-se famoso no âmbito político brasileiro a partir da aprovação da Lei Anticorrupção (Lei n° 12.846/13), embora o princípio de compliance já seja oriundo da legislação brasileira desde a publicação da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em 1943.
O princípio ético e regulatório de conformidade estipula uma série de normas, tanto internas quanto externas, que firmam uma série de regulamentações processuais que visam aumentar a transparência financeira, padronizar métodos de produção e fomentar uma política de trabalho efetiva e responsável.
Nesse sentido, as compliances englobam tanto as legislações (como a ISO 9000/2015, por exemplo) que regulam as práticas de atuação do nicho específico da empresa, quanto os procedimentos internos dela.
Assim, é justamente por ser um conceito tão amplo que as normas de compliance são, no entendimento dos principais especialistas, generalizadas em três grandes áreas: direitos humanos e trabalhistas, preservação ambiental e socioeconômica.
Mais especificamente, trata-se do pleno cumprimento de leis, normas, padrões e práticas éticas e de transparência por parte das empresas e seus funcionários.
Já a non-compliance, ou não-conformidade, é o descumprimento parcial ou categórico de um ou mais parâmetros de compliance. Por exemplo, se um contribuinte perde uma documentação relevante para a as operações ou processos internos da empresa, isso pode ser visto como uma non-compliance interna.
Como já dissemos anteriormente, existem diversas modalidades de compliance, mas o seu cumprimento é vital para toda e qualquer empresa. Mas por quê?
Bem, além do descumprimento de conformidades legais (como a proteção de dados de clientes e contribuintes) serem passíveis de multas expressivas para as empresas, o não cumprimento de conformidades internas (como processos de manufatura de produtos) pode acarretar em enormes prejuízos para a companhia.
Assim, é de pleno interesse que todo(a) o(a) gestor(a), empresário(a) e trabalhador(a) cumpra integralmente todas as compliances cabíveis no desempenho da sua função, uma vez que elas irão ditar uma ampla parcela da produtividade e da qualidade do trabalho realizado pela pessoa.
Além, é claro, de garantir que não haja prejuízos para a empresa e que o nome da marca ascenda ao topo do mercado como uma verdadeira referência de ética e compromisso com a qualidade dos serviços prestados.
Vamos supor que a sua empresa está em meio a um processo de reestruturação processual, ou seja, um novo regimento de gestão está sendo elaborado de forma a contemplar as mais diversas exigências de compliance. E isto inevitavelmente irá envolver o desenvolvimento da capacidade de otimizar a gestão de documentos da empresa.
Perfeito, mas esse processo com certeza necessitará de uma nova estratégia de gestão de documentos — contemplando conformidades regulatórias, normas de mitigação de riscos, políticas de proteção de dados, entre outros fatores.
Assim, a otimização na forma como os funcionários compõem, arquivam e manejam os documentos da empresa está intimamente ligada com as políticas de compliance, tanto da empresa quanto da legislação.
As particularidades do princípio de compliance são muitas, e lidam com muitas outras questões ligadas a gestão de ativos, de documentos e afins. E como a busca por conhecimento é uma estrada intermitente, não deixe de conferir outros conteúdos na nossa seção blog no site da Acervo e seguir nossos perfis no Facebook, Instagram e LinkedIn!
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