Algo que tanto a gestão documental quanto o âmbito jurídico brasileiro possuem em comum é a constante evolução. Os tempos mudam e, com eles, os hábitos e convenções da sociedade como um todo — e esses dois campos devem se adaptar a isso para agirem da melhor forma possível.
E uma questão que une o cenário judicial com o documental é justamente a utilização de documentos digitalizados como prova jurídica — assunto deste texto. Considerando que a predominância de documentos no formato digital ainda é algo novo, muito tem se discutido a respeito desse uso.
Tendo isso em mente, e sabendo que esta é uma dúvida muito comum, a Acervo preparou um conteúdo sobre este assunto. Na sequência, você poderá descobrir a aplicabilidade de documentos digitalizados como prova jurídica e ainda conferir algumas particularidades que a questão traz.
Acompanhe!
Antes de qualquer outra coisa, é preciso ressaltar que estamos tratando de uma questão complicada. Como já citamos, o uso de documentos digitalizados ainda é algo recente — especialmente tendo aplicação como prova jurídica.
Com isso, a validade ou não era algo que poderia variar drasticamente a depender da situação, muitas vezes dependendo do juiz responsável pelo caso. Afinal, é consenso que esses documentos podem ser falsificados com certa facilidade.
Por outro lado, isso começou a mudar em 2020. Foi neste ano que o Governo Federal publicou o Decreto nº 10.278/2020, cujo objetivo descrito é “estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais”.
Na prática, isso significa que já existem técnicas que devem ser aplicadas a documentos digitais para garantir que eles sirvam como prova jurídica. A intenção de tais técnicas é justamente aumentar a segurança destes documentos, de forma que uma falsificação seja altamente improvável, senão impossível.
Ok, agora que você já sabe que documentos digitalizados podem ser utilizados como prova jurídica, é certo que está se perguntando quais são as técnicas necessárias para garantir que eles tenham essa aplicabilidade, não?
Felizmente, há duas técnicas principais que já são o bastante. Uma delas é garantir que o documento em questão siga os padrões técnicos de digitalização, que incluem resolução em 300 dpi e formato PDF/A. Esse tipo de característica só pode ser obtida através de uma digitalização profissional, como nós já mostramos aqui.
A outra é ainda mais importante, pois é ela que realmente atesta a veracidade do documento: a assinatura eletrônica, que pode ser feita pelo detentor por meio de tokens, SMS, usuário + senha e código, entre outros.
Um detalhe importante é que estamos falando da assinatura eletrônica, e não da assinatura digital. Nós também já explicamos as diferenças entre as duas em outro texto; confira neste link.
Para finalizar, a resposta é: sim, documentos digitalizados podem ser usados como prova jurídica, contanto que sigam as diretrizes de segurança que garantem que ele não passou por nenhum tipo de falsificação.
E se você quer digitalizar os seus documentos com a qualidade necessária e ter a certeza de que não terá nenhum tipo de problema legal, saiba que você pode contar com a Acervo! Nós estamos no mercado desde 1993, sempre atuando com a gestão documental de centenas de clientes.
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