A essas alturas, você provavelmente já sabe quais são todas as vantagens da digitalização de documentos — ou pelo menos as principais. Além dos benefícios ambientais — graças à economia de papel —, a empresa ainda fica mais rápida e eficiente. Por outro lado, o crescimento do uso de documentos digitais fez com que muitos passassem a optar pela digitalização interna, realizando o processo dentro da própria empresa.
Por mais que digitalizar os documentos internamente possa parecer uma boa ideia a princípio, esta quase nunca é a melhor opção. Afinal, mesmo que se economize dinheiro, a digitalização interna tem seus riscos, os quais podem acabar trazendo prejuízos ainda maiores para a empresa.
Foi pensando nisso que a Acervo elaborou este texto. Na sequência, nós mostramos quais são os riscos da digitalização interna. Assim, você entenderá por que contar com uma empresa especializada sempre é a melhor opção.
Continue a leitura e entenda!
Para que a digitalização dos documentos existentes seja feita dentro da empresa, é preciso deslocar algum colaborador para esta função. Afinal, se for contratar outro funcionário apenas com este objetivo, vale muito mais a pena contratar uma empresa especializada, não acha?
Uma vez que o colaborador em questão sai do seu setor para atuar na digitalização interna, a área acaba ficando defasada. Como consequência, a produtividade cai e logo a empresa inteira é afetada. Prazos podem deixar de serem cumpridos e, com isso, o prejuízo vem.
Quando se escolhe a digitalização interna, muitas empresas recorrem aos meios mais simples e baratos de digitalizar os documentos. Dessas, várias usam aplicativos de celular que prometem ser adequados para o trabalho. No entanto, é inegável que esses apps jamais alcançarão a qualidade de um scanner.
E, mesmo que você use, de fato, um scanner, é pouco provável que sua empresa tenha um scanner profissional. Na maioria dos casos, o que se tem é um acoplado a uma impressora. Apesar de ser melhor que as câmeras de celular, a qualidade ainda fica abaixo do que deveria ser.
Para garantir que seus documentos tenham a qualidade exigida para arquivos digitais, a utilização de um scanner profissional é imprescindível.
Uma das aplicações mais importantes de documentos no geral é a jurídica. Você nunca sabe quando sua empresa pode se ver envolvida em questões judiciais e, nesses casos, os documentos podem mudar completamente o rumo da situação.
Mas você sabia que, se os documentos digitalizados não tiverem características específicas, eles perdem sua validade jurídica? Na prática, eles acabam perdendo toda a utilidade que tinham.
A boa notícia é que todos esses riscos podem ser facilmente evitados quando a digitalização interna é substituída pelos serviços de uma empresa especializada. Essas empresas digitalizam os documentos com equipamentos da mais alta qualidade, garantindo todos os atributos que os arquivos precisam ter e poupando o trabalho que seria feito por algum de seus colaboradores.
Na prática, isso significa que você tem o melhor serviço possível. Quer saber mais informações? Então entre em contato com a Acervo e veja como nós podemos ajudar sua empresa!
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