Mesmo com o serviço se tornando cada vez mais acessível — além de indispensável —, ainda há quem pense que apenas grandes empresas podem e devem ter documentos digitalizados. No entanto, empresas pequenas devem digitalizar seus documentos também.
Uma das razões que faz muitos pensarem que a digitalização de documentos não é tão acessível assim é o seu valor: existe o senso comum de que o serviço tem um custo elevado. Porém, não é bem assim.
O preço de uma digitalização de documentos profissional varia de acordo com o volume. Portanto, se a empresa tem menos documentos para digitalizar, ela não terá que investir tanto assim.
Contudo, se mesmo assim você ainda não concorda que empresas pequenas devem digitalizar seus documentos, na sequência deste texto nós falamos mais sobre isso. Confira!
A digitalização dos documentos já é um movimento observado em grandes empresas há um certo tempo. Afinal, com o elevado poder financeiro que elas têm, torna-se possível fazer investimentos nas mais diversas áreas, sempre visando o crescimento da empresa. Como a digitalização traz diversos benefícios nesta questão, faz sentido que sua presença tenha aumentado.
Empresas pequenas, por outro lado, acabam tendo um poder de investimento bem menor. Isso faz com que seja necessário escolher onde o dinheiro deve ser colocado. Neste processo, a gestão documental acaba ficando de lado, pois a maioria dos empresários julga que ela não é tão importante quanto outros pontos.
No entanto, o que a maioria não percebe são os benefícios indiretos que ter os documentos da empresa digitalizados traz. Na sequência, você poderá entender melhor quais são eles.
Basicamente, porque as vantagens são as mesmas obtidas por empresas grandes. E, como você talvez já saiba, há toda uma lista de vantagens.
Para começar, o uso de documentos digitalizados reduz o uso de papel, fazendo com que os gastos diminuam e a empresa aumente sua responsabilidade com o meio ambiente. Outro benefício da redução do uso de papéis é a liberação de espaços físicos da empresa — visto que não será preciso destinar uma sala inteiramente para isso.
Isso tudo sem citar a facilidade de acesso e, consequentemente, aumento de produtividade. Pense em um cenário onde, mesmo que a empresa seja pequena, seu espaço físico é grande. Quando um colaborador precisar de determinado documento, ele deverá ir até a sala e procurar entre centenas de arquivos. Tendo os documentos digitalizados, basta acessar o sistema, inserir usuário e senha e pesquisar qualquer que seja o documento necessário. O que demoraria horas passa a ser feito em segundos.
Todas essas vantagens, aliadas a outras boas práticas empresariais, podem contribuir imensamente para o crescimento da empresa.
Entendeu por que empresas pequenas devem digitalizar seus documentos? É claro que a medida exige investimentos, mas saiba que o retorno vem de muitas maneiras. Por outro lado, há uma questão à qual você deve se atentar.
Como forma de reduzir custos, há quem opte pela digitalização interna. Hoje, nem é preciso ter um scanner para isso. Alguns aplicativos e até a própria câmera do celular permitem que documentos físicos sejam digitalizados rapidamente.
No entanto, tenha consciência de que essa medida tem seus perigos. Os arquivos digitais podem não ficar completamente legíveis, além de estarem nos formatos errados. Com isso, perde-se a validade jurídica do documento e ele fica praticamente sem utilidade.
Tudo isso sem falar na relação tamanho x qualidade do arquivo. Scanners especializados são capazes de capturar com maior qualidade e menor tamanho do arquivo. Lembre-se: arquivos muito grandes ocupam mais espaço de armazenamento, o que pode gerar mais custos no futuro.
E você, trabalha em uma empresa menor? Entendeu por que empresas pequenas devem digitalizar seus documentos? Saiba que, quando for buscar um serviço de digitalização, você pode contar com a Acervo! Nós estamos no mercado há mais de 20 anos, sempre entregando soluções de qualidade para empresas de todos os setores.
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