Você já se sentiu frustrado ao tentar procurar um documento importante na sua empresa e não conseguir? E já perdeu muito tempo e prejudicou a produtividade por conta da desorganização de arquivos digitais? Se sim, saiba que você não está sozinho. Por isso é importante entender sobre gestão eletrônica de documentos (GED).
Essa é uma forma moderna e eficiente de gerenciar os documentos do seu negócio, promovendo mais eficiência e diminuindo as dores de cabeça do dia a dia. É dessa forma que você evita a perda de horas de trabalho por falta de critérios de identificação, organização e indexação.
Neste artigo, a Acervo vai apresentar algumas dicas práticas sobre o GED que vão fazer a diferença na sua empresa. Acompanhe!
A gestão eletrônica de documentos (GED) é um sistema que utiliza técnicas, ferramentas e métodos para criar, armazenar, organizar, recuperar e compartilhar documentos de forma eletrônica.
Esses documentos podem ser de diversos tipos, como relatórios, contratos, faturas, e-mails e imagens digitalizadas. A ideia da GED é substituir o papel pelo digital, onde todos os documentos são guardados, gerenciados e acessados eletronicamente.
A GED requer o uso de software especializado para organizar documentos em um local centralizado, onde eles podem ser classificados, pesquisados e recuperados com facilidade. Isso evita a necessidade de buscar documentos físicos em pastas e arquivos, poupando tempo e recursos valiosos.
Existem vários motivos que evidenciam a importância da gestão eletrônica de documentos para um ambiente empresarial. Veja alguns dos principais benefícios:
Com o GED, você tem mais economia com papel, impressora, tinta, scanners, armários e outros materiais relacionados à documentação. Além disso, aumenta a possibilidade de espaço físico, pois a gestão eletrônica de documentos reduz consideravelmente o espaço de armazenamento. Outro fator importante é que esse sistema pode reduzir alguns gastos com profissionais e transporte de documentos.
Ao implementar esse tipo de gestão, você consegue eliminar os processos manuais de arquivamento e recuperação de documentos físicos. Desse modo, os colaboradores da sua empresa acessam informações de forma mais rápida e fácil, diminuindo tempo e eventuais erros.
A segurança de documentos, especialmente os confidenciais, é crucial para toda empresa. Com o GED, é possível restringir acessos, rastrear atividades e fazer backup regularmente para garantir a confidencialidade e integridade das informações.
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Agora que você já sabe o que é e qual a importância do GED, está na hora de conferir algumas dicas úteis para facilitar esse processo.
Estabeleça as principais regras, responsabilidades e objetivos da gestão eletrônica de documentos na sua empresa. Também identifique os tipos de documentos a serem gerenciados e os processos envolvidos. Tudo isso fará com que as pessoas entendam como utilizar o sistema e quais critérios devem utilizar para classificar, armazenar e descartar dados. Algumas ideias:
Saiba que a escolha de um software faz total diferença na jornada da gestão eletrônica de documentos. Um bom programa pode oferecer mais facilidade de uso, integração com outros sistemas, segurança da informação, excelente capacidade de armazenamento em nuvem, auditoria, entre outros. Por isso, pesquise muito bem antes de contratar um software de GED.
Estabeleça padrões de nomenclatura, categorização e indexação de documentos. Além disso, também crie uma estrutura lógica e intuitiva de organização dos arquivos, contendo pastas, subpastas, tags e outros elementos que ajudam neste tópico. Veja alguns exemplos práticos:
Um passo fundamental para facilitar e melhorar a gestão eletrônica de documentos é o treinamento dos funcionários. Todos os membros da sua empresa devem entender como usar o sistema e seguir as melhores práticas, respeitados as regras e padronizações.
A implementação de um sistema de gestão eletrônica de documentos é um processo contínuo, ou seja, não acaba assim que foi instalado. Isso significa que você precisará monitorar o desempenho do sistema, ouvir o feedback dos usuários e fazer melhorias quando necessário.
A gestão eletrônica de documentos é uma ferramenta poderosa para simplificar a organização e o acesso aos documentos digitais em sua empresa. Essas dicas são algumas que ajudam a superar os desafios comuns, como a falta de critérios de identificação e organização, padronização de processos, entre outros.
Para entender mais detalhes sobre o GED, faça o download gratuito do nosso whitepaper sobre as vantagens de aplicar esse sistema na sua empresa.
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