Quais os tamanhos das empresas atendidas pela Acervo?
O crescimento das empresas tem como consequência o aumento na emissão de documentos, sejam eles de uso diário ou aqueles com vigência permanente. Sendo assim, atendemos a todas as empresas, sejam elas micros, pequenas ou grandes, com soluções para gerenciamento das informações.
Os serviços prestados podem ser contratados individualmente?
Todos os serviços prestados pela Acervo podem ser contratados individualmente, ou seja, o cliente pode optar somente pelo serviço de guarda de documentos sem contratar a organização dos documentos/arquivos.
Os documentos manipulados por minha empresa não são padronizados. A Acervo digitaliza documentos em formatos e
tamanhos diversos?
Hoje o mercado produz documentos de tamanhos diversos. Podemos citar as plantas com tamanho A0 até recibos com tamanhos A8, porém, para as atividades empresariais, ambos têm valor. Por isso, a Acervo tem estrutura para atender as demandas de tamanhos e cores diversas.
Como tenho acesso aos meus documentos após a Acervo ter digitalizado?
Oferecemos inúmeras alternativas, porém a mais completa seria a aquisição do Software Prodimage que fará o gerenciamento de toda a operação.
Posso digitalizar e eliminar os documentos?
Depende. Para que os arquivos físicos possam ser eliminados, é preciso que os arquivos digitalizados sigam as diretrizes estabelecidas pelo Decreto Nº 10.278. De acordo com seu Artigo 4º, o documento digitalizado deve assegurar:
“Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:
I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II – a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV – a confidencialidade, quando aplicável; e
V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados.“
Os serviços prestados pela Acervo podem ser executados na sede do cliente?
A Acervo tem estrutura de hardware, software e humana para realização dos trabalhos contratados na sede do cliente.
Quando contratar o serviço de guarda e precisar ter acesso ao documento, qual o procedimento?
Além das vantagens já conhecidas deste serviço, o seu tempo de resposta é imediato. Caso necessite do original, nosso departamento de logística lhe entrega no máximo no período posterior a sua solicitação.
Não consigo localizar os documentos arquivados em minha empresa. A Acervo tem a solução?
Para estes casos a Acervo presta os serviços de organização e identificação dos documentos. A Acervo conta com uma equipe treinada e gerenciada por um bibliotecário.
Qual o prazo de validade dos documentos?
Os documentos oficiais têm os seus prazos já pré-determinados, porém os documentos emitidos diariamente exigem análises especificas. Para isso a Acervo, além de organizar os documentos, pode elaborar também a Tabela de Temporalidade Documental.
Qual o processo de eliminação dos documentos, depois de vencidos seus prazos?
Os prazos de validade dos documentos são determinados pelos órgãos governamentais e pelas empresas emitentes. Com isso, a Acervo não elimina documentos.
Meu scanner estragou, a Acervo faz manutenção multimarca?
Além da Acervo representar as marcas Canon e Epson, ela é especialista e treinada para manutenção dos scanners de produção.
Como é cobrada a guarda física de documentos?
O serviço de guarda física de documentos é cobrado mensalmente por volume arquivado. Os documentos devem estar armazenados em caixas padrão arquivo para serem arquivados e a cobrança se dá pelo volume destas.
O cliente é obrigado a adquirir as caixas padrão arquivo com a Acervo?
O cliente pode e deve aproveitar as suas caixas, salvo as que tenham que ser substituídas por falta de condições de uso. Neste caso, o cliente pode optar em adquirir as caixas com um fornecedor de sua escolha e entregá-las à Acervo ou adquirir as caixas conosco.
Há um número mínimo de caixas para poder usufruir do serviço?
Não há número mínimo de caixas para se usufruir do serviço de guarda, desde que o cliente e a Acervo acordem a forma e a periodicidade de faturamento.
Como são realizadas as pesquisas nos documentos arquivados na Acervo?
O cliente pode solicitar à Acervo as caixas de documentos que tiver necessidade através de um e-mail disponibilizado para as pesquisas. Enviando o e-mail pela manhã, no período da tarde as caixas serão entregues em seu escritório pela nossa equipe de logística. Caso haja a necessidade, o cliente pode optar pela pesquisa documental e receber o documento específico de sua necessidade em seu escritório ou digitalizado em sua caixa de e-mails.
Todos os documentos arquivados na Acervo são digitalizados?
Não. Os documentos ficam arquivados em um ambiente propício para tal, cercado de todos os cuidados e exigências de um arquivamento seguro. Somente quando o cliente necessita do documento, ele é localizado, digitalizado e enviado por e-mail.
Com os documentos digitalizados é possível descartar os originais?
Sim, contanto que os documentos digitalizados sigam as diretrizes do Artigo 4º do Decreto Nº 10.278.
Quais as principais vantagens da digitalização?
A digitalização traz vantagens como economia de tempo e mão de obra, agilidade na resposta a seus clientes, agilidade nos processos, entre diversos outros.
Onde ficam salvos os documentos digitalizados?
Os documentos digitalizados pela Acervo são salvos no próprio servidor do cliente. E são criados backups em mídia para garantir a segurança das informações.
O que é GED?
GED é a sigla para Gestão Eletrônica de Documentos. Trata-se do conjunto de procedimentos e softwares voltados para a organização das informações de sua empresa.
Quais as principais vantagens de se ter um software de GED?
Tendo instalado um software de GED, o cliente poderá usufruir das vantagens de se ter os documentos muito mais rapidamente a seu dispor. Gerenciando eletronicamente seus arquivos e criando fluxos de documentos de sua empresa, acaba a necessidade de se recorrer aos arquivos físicos.
