A constante busca pela otimização de processos é um dos maiores objetivos das principais empresas do mundo, independente do setor de atuação. Isso porque, tendo processos mais otimizados, a produtividade aumenta e, consequentemente, os lucros também. Foi com isso em mente que conceitos com workflow surgiram e começaram a ser aplicados.
Caso você nunca tenha ouvido falar em workflow ou até já seja familiarizado com a palavra mas não sabe exatamente o que ela significa, não se preocupe! Na sequência deste texto, a Acervo explica o que é workflow, mostra os elementos que fazem parte de um e lista todas as vantagens que ele pode trazer para as empresas.
Boa leitura!
Workflow é um termo em inglês que significa, literalmente, fluxo de trabalho. Na prática, ele é uma forma de organização de todos os processos de trabalho dentro de uma empresa. A sequência cronológica de atividades que se inicia com um determinado evento (atividade), recebe entradas (contribuições de outros colaboradores) e termina com uma entrega (para um cliente interno ou externo) é uma aplicação prática de workflow.
Quando essas sequências de processos que percorrem uma certa hierarquia são colocadas no papel, normalmente para facilitar o entendimento dos envolvidos, elas costumam seguir um modelo esquemático, no qual as atividades são representadas por balões e o fluxo, isto é, o sentido de uma atividade para a outra, é representado por setas direcionais.
Isso é o que chamamos de fluxograma — a forma visual mais comum de se representar um workflow, como você pode ver na imagem abaixo:
Como você pode ver na imagem acima, existem alguns elementos que fazem parte de uma estrutura básica de workflow. O primeiro são os agentes, que são os colaboradores ou equipe responsáveis pela tarefa. Normalmente, o formato da célula é quem indica o responsável.
O primeiro elemento, que na imagem é representado pelo círculo verde, é conhecido como evento inicial — que é o que começa todo o processo. No caso de uma empresa que atua com vendas, por exemplo, ele pode ser o contato do cliente.
As bifurcações são outro elemento, o qual podemos ver acontecer duas vezes na imagem. Elas acontecem quando a ação anterior pode ter duas consequências. Usando o exemplo das vendas anteriormente, ela pode ocorrer se o cliente fechar a venda ou não. Caso sim, o fluxo termina; caso não, um novo contato pode ser tentado.
Por fim, temos as saídas. Elas nada mais são que a última ação, encerrando todo o ciclo do workflow e permitindo que outros fluxos sejam iniciados.
A principal vantagem do workflow na atuação diária das empresas já foi citada brevemente na introdução: ele agiliza todos os processos internos da organização e faz com que todos os colaboradores sejam muito mais produtivos.
Isso acontece porque todos já sabem de antemão o que devem fazer, pois as regras foram pré-estabelecidas. Dessa forma, o processo não trava em uma pessoa que não sabe o que deve ser feito, por exemplo. Com um workflow bem feito e com as orientações certas, todos produzem muito mais e a empresa ganha como um todo.
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