A digitalização de documentos já é uma realidade nas empresas e órgãos públicos. Cada vez mais os setores e departamentos percebem no sistema uma forma de implementar a gestão da informação para aumentar a produtividade, otimizar o tempo pela procura dos arquivos, sustentabilidade e conservação dos documentos.
No entanto, mesmo sabendo todas as facilidades que a digitalização de documentos proporciona, muitas dúvidas surgem antes de implementar o sistema. Um dos principais questionamentos é: depois de digitalizados, onde os arquivos ficam armazenados? Como são organizados os documentos dentro do sistema?
Para saber a explicação de cada uma dessas perguntas continue acompanhando este texto da Acervo. Aqui, vamos explicar para você como acontece o processo e como ele garante a proteção dos arquivos, principalmente contra a vazamento de informações. Confira!
Antes de falarmos onde os arquivos que são digitalizados ficam armazenados é necessário explicar do que se trata em si a digitalização de documentos. Pois bem, digitalizar documentos significa, assim como o nome sugere, transformar os documentos físicos (em papel) para forma digital.
Todo o processo ocorre através de um software que consegue trazer todas as informações que estão no papel para o digital, sem perder a qualidade do documento. O seu acesso é facilitado, pois pode ocorrer pelos dispositivos móveis e/ou computador a partir de um login ou senha.
Após iniciar o processo de digitalização de documentos a partir do uso do software, todos os arquivos são direcionados para um sistema conhecido como “nuvem”. A nuvem nada mais é do que um local seguro para guardar as informações da empresa. Essa primeira opção de guarda dos arquivos, na Acervo, por exemplo, fazem parte do serviço Acervo CloudFile.
Além de garantir segurança, sua estrutura é completa e permite uma busca rápida das informações, sem a necessidade de perder horas com a procura dos arquivos em planilhas e pastas físicas.
Assim como ocorre com os documentos físicos guardados em armários por pastas com nomes para melhor organização. Ao digitalizar os documentos o processo também é permitido, os arquivos podem ser classificados pelo seu nome e data para facilitar a sua localização. .
Entretanto, o acesso aos arquivos é possível somente com login e senha, logo todo o serviço é confidencial. Tornando o processo um dos mais seguros contra perda e vazamento de informações.
Vale ressaltar que a solução de digitalização de documentos em si, todos os arquivos são entregues em HD ou pendrive.
A digitalização de documentos é um processo delicado e que precisa de muita atenção, afinal estamos trabalhando com documentos importantes, na maioria das vezes, sigilosos das empresas, colaboradores e clientes.
Desse modo, é fundamental realizar o serviço de digitalização de documentos por uma empresa especializada na gestão da informação, assim como a Acervo. Que oferece aos seus clientes um atendimento personalizado, que cada caso é estudado detalhadamente, com a visita ao acervo para verificar a melhor solução para o espaço.
O sistema de digitalização de documentos da Acervo é feito pensando na sustentabilidade, com a diminuição da matéria-prima (o papel), e para melhor execução das atividades, organização do espaço e as tomadas de decisões das empresas.
Agora que você já sabe onde os arquivos ficam armazenados depois de digitalizados, que tal conhecer as soluções da Acervo? Siga nosso Facebook e Instagram e saiba mais informações!
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