Ter todas as informações da empresa ou órgão público armazenadas com segurança é algo fundamenta. Por esse motivo foi criado o gerenciamento da informação. Ele é um sistema responsável por cuidar e gerir todas as informações contidas em documentos, a partir do desenvolvimento de uma rotina de atividades que permite organizá-las, armazená-las e distribuí-las.
O gerenciamento da informação é parte importante do processo de quem busca organização dos setores e departamentos de pequenas e grandes empresas, já que ele preserva o histórico de informações, garante rapidez na tomada de decisões e promove a eficiência no controle de documentos.
É comum que toda empresa possua um planejamento estratégico anual (no mínimo) para conseguir organizar e saber cada tipo de necessidade de seus cliente. Portanto, através das ferramentas propostas no gerenciamento da informação, como a classificação do tipo de documento, local adequado para armazenamento e pesquisa rápida, fica muito mais fácil construir um planejamento correto.
Você sabia que o gerenciamento da informação conta com quatro processos de arquivamento? Não? Confira conosco quais são elas, abaixo:
1) Identificação: um cliente necessita de um documento com urgência, mas eu não sei onde está; e agora? O que fazer? É exatamente para evitar esse tipo de situação que o gerenciamento da informação faz toda diferença. Ao identificar os documentos, com seu nome ou termos, a busca pelo arquivo se torna muito mais prática e rápida.
2) Classificação: outro processo importante é agrupar as informações dos documentos conforme suas características e de acordo com cada tipo de arquivo.
3) Armazenamento: esse processo requer muito cuidado e, principalmente, um sistema de segurança, assim como o gerenciamento da informação oferece. Aqui você organiza cada documento ou arquivo por critérios, como, por exemplo: setor, departamento e tipo de informação.
4) Distribuição: é nesse processo que você compartilha as informações com os destinatários adequados. Você que escolhe com quem o documento deve ser dividido, no tempo e canal desejado.
Diante disso, a chave para conseguir um resultado satisfatório no sistema de gerenciamento da informação está em outro fator: na digitalização dos documentos, como ela está sendo feita e quais os cuidados necessários para manter a qualidade e nitidez das informações ao serem transferidas para o meio digital.
Um sistema que garante todas essas características quando o assunto é digitalização de documentos é o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Por meio da gestão eletrônica, ele realiza a organização e armazenamento dos arquivos, documentos e informações de determinadas empresas ou órgãos públicos de forma digital e com segurança, algo que, com certeza, garante um gerenciamento da informação ainda mais efetivo.
Na Acervo, o GED conta com softwares e hardwares modernos e de qualidade, além da colaboração de profissionais capacitados e especialistas no gerenciamento da informação. Como resultado, o contratante terá, além do aumento do espaço físico, rapidez na busca pelas informações, menos riscos de perda dos documentos, possibilidade de compartilhar informações com quem for necessário e melhorar a legibilidade de documentos deteriorados.
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