Evite ser cobrado novamente por contas quitadas conhecendo a recomendação dos especialistas.
Pagar contas é um compromisso, mas não é algo que encabece a lista de coisas mais interessantes para se fazer. Todos nós sabemos da dificuldade que é para a maioria manter as contas em dia, agora imagine ter que pagar duas vezes, simplesmente pelo fato de não ter guardado pelo prazo correto o comprovante de quitação?
Para evitar transtornos como este você deve se precaver e saber que para cada tipo de comprovante existe um prazo recomendado de guarda. Vamos te ajudar nesta missão, apontando aqui algumas das contas mais comuns e por quanto tempo é indicado manter o documento comprobatório de pagamento em boas condições.
Para o Imposto Predial e Territorial Urbano a recomendação é a manutenção do carnê por 5 anos, tempo exigido para comprovação de pagamento junto à Prefeitura ou, em caso de venda do imóvel, ao novo proprietário.
No caso do Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores, segue-se a mesma sugestão de 5 anos. Aqui o que é considerado para iniciar a contagem é o primeiro dia útil do ano que se segue ao pagamento.
Também por 5 anos o contribuinte precisa manter a cópia de sua Declaração de Imposto de Renda para evitar problemas com a Receita Federal e eventuais cobranças indevidas.
O último comprovante de quitação do aluguel, em que fica entendido que todos os débitos anteriores foram honrados, deve ser guardado por 3 anos. Já durante a locação, o inquilino deve manter posse de seu contrato para qualquer dúvida.
Com relação ao comprovante de pagamento do condomínio, o prazo de guarda ideal é 5 anos. Isso porque esse é o período em que um débito desta natureza pode ser cobrado na Justiça.
Se você ou sua empresa são locatários de um imóvel, o aconselhável é manter em posse os comprovantes de pagamento destas contas por, ao menos, 1 ano. Caso não, as empresas que fornecem estes serviços entendem que correto é ter em mão as contas pagas dos seis últimos meses.
Aqui o prazo se estabelece da seguinte forma: caso você faça a dedução destes valores na sua Declaração do Imposto de Renda, o ideal é manter os comprovantes em posse pelo mesmo período em que a declaração pode ser questionada, ou seja, 5 anos. Caso isso não entre em dedução, 2 anos são suficientes.
Para evitar problemas com a Justiça do Trabalho no futuro, além de solicitar a assinatura de um recibo a cada pagamento, o empregador deve manter em posse os comprovantes por: 5 anos no caso de empregados urbanos e 2 anos para empregados rurais. Esses prazos têm base no período em que o trabalhador pode entrar com uma reclamação trabalhista.
Aqui o princípio é o mesmo utilizado para convênio médico. Em caso de uso dos valores na Declaração do IRPF, a guarda deve ser por 5 anos. Caso não, 2 anos.
A fatura paga deve ser guardada por 6 meses no caso de pagamentos à vista. Para as compras a prazo, é preciso acompanhar o período de quitação das prestações.
Bens duráveis: durante toda a vida útil do produto.
Bens não duráveis: ao menos 30 dias, prazo de garantia legal
Para a quitação de multas, a recomendação é que o comprovante siga em posse do autuado por 2 anos. Pagamentos do seguro obrigatório e do IPVA, por 1 ano. Já o certificado de compra e venda deve ficar a disposição durante todo o período de posse do bem.
Como a liberação integral do bem normalmente ocorre com a quitação de todas as parcelas, o ideal neste caso é manter tudo arquivado até o término do pagamento as cotas. Vale acrescentar às dicas de período de guarda a dispensa dos arquivos que já passaram pelos prazos recomendados. Isso para evitar o acúmulo desnecessário de papéis e facilitar a organização dos novos comprovantes.
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