A necessidade de aplicar métodos de gestão de documentos em ambientes corporativos, como escritórios que atuam nas mais diversas áreas, já é conhecida por todos. No entanto, há outros locais que precisam deste tipo de serviço tanto quanto — como é o caso das indústrias. Ainda que não seja tão abordada, a gestão documental para indústrias é algo indispensável para garantir resultados positivos ao negócio.
No entanto, muitos não sabem as vantagens que isso pode trazer — e, consequentemente, não fazem o investimento que deveriam. Tendo isso em mente, a Acervo resolveu elaborar um texto inteiramente dedicado ao assunto.
Em seguida, você poderá acompanhar várias informações sobre o assunto, incluindo uma lista dos documentos que fazem parte da rotina de uma indústria, os motivos e vantagens da gestão documental para indústrias e até mesmo uma indicação de quem pode oferecer este serviço com a maior qualidade possível para você.
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Há documentos que estão presentes em qualquer empresa — independente do que elas façam. Entre eles, alguns exemplos que podemos citar são as notas fiscais e os documentos relacionados à contratação dos colaboradores. No entanto, indústrias têm suas particularidades, com documentos que não costumam ser encontrados em outros locais.
Antes que possamos mostrar as vantagens da gestão documental para indústrias, é importante conhecer os documentos mais observados nesses locais.
Entre os mais importantes, podemos citar as autorizações legais para as atividades exercidas pela indústria em questão. Como as ações de uma grande parte das indústrias está ligada a questões ambientais, há uma série de documentações que devem ser emitidas autorizando a atuação.
Materiais de referência, como manuais de máquinas e livros sobre determinados assuntos, também podem ser considerados documentos essenciais a qualquer indústria — devendo ser organizados e armazenados seguindo uma gestão lógica.
Por fim, estudos de viabilidade de projetos, em que faz-se todo um relatório para atestar a praticabilidade de determinada proposta, também fazem parte do grupo de documentos específicos de indústrias e que devem ser cuidados.
Basicamente, existe um grande motivo, que também é uma vantagem, para implementar a gestão documental para indústrias. Nessas empresas, praticamente todo o trabalho é composto por etapas, sendo que cada uma delas é realizada por um setor diferente dentro da indústria.
Contudo, para que o resultado seja satisfatório, todos os setores precisam estar integrados entre si. É necessário que um tenha as informações registradas pelos outros para que possa cumprir sua função corretamente — e o registro dessas informações é feito justamente nos documentos.
Existem opções distintas de gestão documental para indústrias, mas a que melhor atende a esta necessidade de integração é, sem dúvidas, a digitalização de documentos. Isso porque, através dela, os dados podem ser acessados de qualquer lugar por qualquer um que tenha autorização no sistema.
Um colaborador não precisa se deslocar do seu setor até outro para ter acesso às informações de que precisa. Além de garantir que o trabalho será feito corretamente, isso ainda agiliza o ritmo da produção. Duas grandes vantagens da gestão documental para indústrias, não acha?
E saiba que, para implementar um sistema como este, você pode contar com a Acervo! Nós estamos no mercado de gestão documental desde 1993, sempre ajudando inúmeras empresas a melhor lidar com seus arquivos.
Além da digitalização e gestão eletrônica de documentos, nós também oferecemos outras soluções, como a guarda física, a organização de arquivos e a microfilmagem de documentos.
Para entender melhor tudo que a Acervo pode fazer por você, basta entrar em contato conosco!
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