Não é exagero dizer que as informações fazem parte do que há de mais importante em uma empresa. Sendo assim, de igual importância é fazer toda a gestão da informação. No texto que a Acervo preparou sobre o assunto, nós falamos sobre este processo de gestão da informação, explicamos o conceito, mostramos sua importância e damos dicas para que a implementação seja feita.
Boa leitura!
Em sua definição mais simples e básica, gestão da informação é a combinação de todos os processos que têm como função manter os dados de um ambiente — na maioria das vezes em empresas — muito bem organizados. Essa gestão é comumente dividida em algumas etapas mais fundamentais, sendo elas: coleta, identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação.
Pode-se dizer que a finalidade primordial da gestão da informação é assegurar-se de que a informação circule com uma maior segurança pelos setores da empresa, fazendo com que os dados certos cheguem às pessoas autorizadas, sem que haja riscos para a integridade de cada um. Uma gestão da informação feita corretamente deve incluir tanto os documentos físicos quantos os eletrônicos.
Como já citamos, não há dúvidas de que a informação está entre os bens mais valiosos de uma empresa — seja ela dos clientes ou da própria empresa. Quando falamos do primeiro caso, ela tem alto valor pois é importante manter os dados dos clientes em sigilo, já que o vazamento é capaz de acarretar sérios problemas. Afinal, não é à toa que a LGPD (Lei Geral da Proteção de Dados) está em alta e prestes a ser aprovada no Brasil.
Já quando o assunto é o segundo, a importância é maior ainda. Isso porque tendo todos os dados da empresa em mãos, é possível alcançar resultados cada vez melhores. Realizar o cruzamento de vários dados, por exemplo, é uma ação que pode trazer vários insights e, com eles, soluções inovadoras que não surgiriam sem o auxílio das informações.
Depois de entender o que é gestão da informação e a importância que ela tem no ambiente empresarial, o próximo passo é aprender a implementá-la. Para ajudar com isso, a Acervo trouxe algumas dicas para implantação. Acompanhe:
Muitas são as soluções que a tecnologia trouxe para ajudar a lidar com os dados internos. E o melhor a se fazer aqui é aproveitá-las. Um bom exemplo aqui é o GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Com ele, é possível ter todos os documentos da empresa em um só lugar, tanto os os digitalizados quanto os nato-digitais, o que facilita todo o processo de gestão.
Estes sistemas, permitem a definição de acessos dos usuários. Na prática, isso quer dizer que é possível determinar quem pode acessar os documentos. Certos usuários têm acesso a somente algumas informações, enquanto outros conseguem acessar um nível mais detalhado.
Em empresas grandes, é comum que diferentes setores trabalhem com sistemas distintos. Porém, como a disseminação é um dos pilares da gestão da informação, é fundamental que todos os departamentos consigam ter acesso a informações uns dos outros quando isso for necessário. Para isso, o recomendado é manter todos os sistemas utilizados na empresa integrados.
Por fim, o primordial. Como o objetivo principal da gestão da informação é manter todos os dados organizados, esta é a última dica de como implementá-la. Caso sua empresa opte por realizar uma gestão, tenha como prioridade a categorização de todos os dados. É com ela que as buscas e identificações de uma informação serão facilitadas quando alguma for solicitada.
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