Hoje, vamos abordar um assunto não tão conhecido, mas que interfere diretamente na gestão empresarial: a teoria das três idades do arquivo. Também conhecida como ciclo vital dos documentos, essa sistematização teórica define três idades para o arquivamento de documentos.
Dessa forma, a teoria é fundamental para que você consiga realizar a gestão de documentos em sua empresa, ou mesmo entender como ela será feita por uma equipe especializada.
Neste texto, a Acervo te explica melhor como a teoria funciona e de que maneira ela irá te ajudar na gestão da sua empresa e dos documentos produzidos por ela. Continue lendo e confira!
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a Teoria das Três Idades é definida como
Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário.
Dessa forma, a teoria estabelece, como o nome indica, três fases para a gestão documental:
Mas o que isso quer dizer? Desde a produção até a destinação final, os documentos podem ter diferentes formas de uso.
Vamos imaginar o seguinte exemplo: um contrato de trabalho. Ele é produzido e trata das relações trabalhistas entre o funcionário e a sua empresa. Durante o período de atuação do colaborador junto à empresa, esse documento certamente será usado com bastante frequência, não é mesmo?
Porém, o que acontece quando o funcionário é desligado? Nesse caso, o documento segue sendo importante, pois poderá ser utilizado, com menor frequência, é claro, se houver necessidade de comprovação das informações nele contidas.
Assim, o documento pode deixar de ser continuamente utilizado, mas isso não significa que ele poderá ser eliminado, pois, dependendo do seu conteúdo, as informações seguirão relevantes para a empresa.
É justamente aí que entra a teoria das três idades do arquivo. Ela serve para separar os documentos conforme a frequência com que ele será requisitado na sua instituição. Então, vamos entender melhor cada uma dessas fases.
São aqueles considerados como de valor primário, ou seja, cujas informações serão constantemente utilizadas. Nessa fase, é importante que o documento fique acessível para consulta e, preferencialmente, próximo de quem os irá utilizar com frequência.
Essa fase corresponde a um momento intermediário na utilização da documentação. No cotidiano da sua empresa, isso significa que ele não será mais acessado com tanta frequência, mas ainda assim guardará informações necessárias.
Tomemos uma folha de ponto, como exemplo. Você sabia que mesmo após o desligamento do funcionário, ela deve ser guardada?
Conforme indicação do CONARQ (portaria nº47/2020), no âmbito da administração pública, a guarda desse tipo de documento deve permanecer por 52 anos no arquivo intermediário.
Já para as empresas privadas, regulamentadas pelo CFC (Conselho Federal de Contabilidade), a norma estipula 10 anos no arquivo intermediário.
A última fase diz respeito à destinação dos documentos. Se as informações são relevantes, por motivos históricos, administrativos, jurídicos ou fiscais, é possível que a documentação deva ser preservada indefinidamente. Do contrário, esses documentos poderão ser eliminados, sempre em conformidade com as normas para a devida preservação dos dados.
Importante: vale destacar que a teoria das três idades não é uma unanimidade do ponto de vista da Arquivologia. Outras teorias irão estabelecer a existência de quatro idades, ou mesmo um ciclo vital bem mais complexo. Ainda assim, essa teoria é um referencial essencial, pois aborda as diferentes etapas da gestão documental.
Como você observou até aqui, essa teoria guarda relação direta com a gestão de documentos empresariais. Isso porque a gestão empresarial produz inúmeras informações e documentos diariamente, que precisam ser geridos de forma correta.
Quando os documentos de uma empresa estão disponíveis, seguros e bem sistematizados, todos os processos empresariais funcionam melhor. Com isso, há uma otimização do tempo gasto com esses procedimentos.
Por essa razão, a contratação de uma empresa especializada em gestão de documentos pode facilitar a correta adequação à teoria das três idades e, dessa forma, a disponibilidade de todas as informações relevantes.
A Acervo tem experiência de quase 30 anos na gestão documental. Oferecemos serviços que, certamente, irão auxiliar sua empresa não apenas na guarda de documentos físicos, como também na digitalização e gerenciamento digital da documentação.
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BRASIL. Arquivo Nacional. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Disponível em http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf. Acesso em 27 jun. 2022.
MEDEIROS, Nilcéia Lage de; AMARAL, Cléia Márcia Gomes de. A Representação do ciclo vital dos documentos: uma discussão sob a ótica da gestão de documentos. Em Questão, Porto Alegre, v. 16, n. 2, p. 297 – 310, jul./dez. 2010. Disponível em https://www.seer.ufrgs.br/index.php/EmQuestao/article/view/15108/10436. Acesso em 27 jun. 2022.
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