O CRECI-SC (Conselho Regional de Corretores de Imóveis) tinha um desafio: dar o destino adequado para as pilhas de documentos que se espalhavam por um andar inteiro de sua sede, em Florianópolis. Só no setor de contabilidade haviam mais de mil caixas com documentos que não tinham mais espaço para o armazenamento adequado, dificultando o acesso aos profissionais da casa. A solução veio com a contratação do pacote completo da Acervo que oferece organização, digitalização, microfilmagem e guarda dos documentos.
“Iniciamos o trabalho de ajudar a arrumar a casa do CRECI-SC em junho de 2013. Quatro profissionais capacitados, sendo um deles bibliotecário, foram para a sede da instituição organizar e catalogar toda a papelada. Documentos foram retirados dos arquivos deslizantes e separados em caixas, identificando-os de forma correta. O primeiro passo foi criar uma base de conhecimento para melhor acesso às informações”, destaca o gerente comercial Marcos Castilho.
A próxima etapa foi a digitalização dos documentos encaminhados para a Acervo. Desde o cadastro dos corretores, que engloba 25 mil profissionais no estado, que foram digitalizados. Na parte de microfilmagem, trabalhamos com a documentação contábil. A Acervo estudou e determinou a temporalidade dos documentos contábeis obedecendo a legislação vigente. Cerca de 700 caixas de documentos puderam ser eliminadas com papeis que não teriam a necessidade legal de serem guardados.
Os resultados para o CRECI-SC foram imediatos: o espaço que antes era ocupado pelos documentos pode ser liberado e devolvido para o locatário, gerando uma economia de R$3 mil reais ao mês, só com a despesa com aluguel. A instituição cortou também os gastos com arquivos deslizantes e despesas administrativas além do aproveitamento dos funcionários que cuidavam deste setor que puderam ser alocados para outras áreas, agilizando os demais serviços, já que a atividade do CRECI-SC é prestar um bom atendimento aos corretores de imóveis.
Completando o pacote, a Acervo acionou o sistema Cloudfile, disponibilizando as imagens que foram para a nuvem em apenas três meses, facilitando o acesso à informação, principalmente assuntos relacionados a registros profissionais. Hoje as consultas podem ser feitas de forma rápida por qualquer plataforma web (desktop, notebook, smartphone e tablet), via site da Acervo com os arquivos hospedados na internet. Documentos podem ser enviados por e-mail a qualquer momento, de uma maneira mais eficiente.
As soluções da Acervo promoveram uma maior rapidez no atendimento, gerando um grande número de imagens entregues em curto tempo. Atualmente existem mais de 1 milhão e 700 mil documentos digitalizados e indexados disponíveis para consultas do CRECI-SC dentro do Acervo Cloudfile.
Um trabalho de parceria, para preservar e guardar com segurança a história do corretor catarinense, que agora pode ser acessada dentro de pastas digitais, separando cada profissional através de um registro único. Este cliente, que muito nos orgulha, é um de nosso cases de sucesso que fazemos questão de compartilhar aqui neste espaço. Obrigado ao CRECI-SC por confiar na Acervo Guarda de documentos.
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