Nada nos deixa mais satisfeitos do que oferecer soluções que melhorem a produtividade das empresas e instituições. E quando este cliente é a AEMFLO, uma das maiores Associações Empresariais de Santa Catarina, muito nos orgulha. Para nós é importante valorizar quem acredita na preservação documental em um mercado cada vez mais exigente com a segurança da informação.
Desafio aceito, a Acervo inicialmente foi contratada para digitalizar as pilhas de documentos que se acumulavam no sistema Saúde AEMFLO. Este setor é responsável pela guarda de documentos dos associados que utilizam os planos de saúde comercializados pela instituição.
O problema vivido pelo departamento, era lidar com a falta de espaço físico para a guarda dos documentos e a dificuldade em acessá-los. A Acervo então realizou o trabalho de organização e digitalização de toda a papelada, que somou mais de 200 mil documentos. Após digitalizados, entraram em nosso portal de GED, ficando disponíveis para pesquisa e consulta dos colaboradores e os documentos físicos foram remetidos para a Guarda de Documentos, otimizando o serviço como um todo.
Passada esta etapa, a Acervo entrou com outras soluções: consultoria, software de gerenciamento de documentos e scanner Canon para que a Equipe da AEMFLO desse continuidade ao trabalho. Obedecendo as normas de segurança, os documentos são digitalizados diariamente e conforme a necessidade, o que agiliza muito as atividades da equipe do Saúde AEMFLO, pois os documentos em um curto período de tempo, já estão disponíveis para consulta no portal de GED.
Desta forma, a AEMFLO conseguiu liberar mais espaço em um setor crucial que reúne históricos de saúde de mais de 4 mil associados. O pacote fechado com a Acervo também diminuiu os custos com a necessidade de novas salas para arquivos devido ao acumulo de documentos. Os documentos são digitalizados, algumas cópias enviadas junto com os formulários de adesão são eliminadas, após avaliação de um funcionário da instituição.
Obrigado AEMFLO pela confiança. Nós da Acervo sabemos o quanto é importante esta parceria, porque gestão eficiente se faz com inteligência.
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