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Sistema GED: como garantir o funcionamento perfeito?

Para garantirmos o funcionamento perfeito de um Sistema GED, precisamos saber o que é o sistema, qual a sua finalidade e que vantagens e benefícios teremos com a sua utilização.

GED, antes de mais nada, significa: Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos.

Toda organização, seja ela de que porte for, em seus processos administrativos, tramita documentos dos mais variados tipos, modelos e formatos. Para esta gestão, normalmente, as empresas utilizam processos próprios e sistemas [que muitas vezes] não oferecem agilidade, segurança e precisão – gerando ineficiência, menor produtividade e equívocos nas tomadas de decisão.

A gestão documental assegura acesso amplo e irrestrito a documentos, além de garantir o pleno funcionamento das rotinas burocráticas da organização.

Como garantir o funcionamento perfeito de um Sistema GED?

Para a implementação do sistema, precisaremos entender e visualizar todos os processos do tráfego documental na empresa e de que maneira haverá melhorias mediante à automatização da gestão.

Outro aspecto fundamental – para a garantia do funcionamento perfeito de um sistema GED – é com relação aos colaboradores. Toda vez que implementamos novas tecnologias, alteramos processos e procedimentos – e – ajustamos rotinas de trabalho, acontece um fenômeno natural, próprio do ser humano, o da quebra de paradigmas. Muitos têm dificuldade em sair de suas zonas de conforto e participar de novos processos, novos momentos, mesmo que seja para o crescimento da empresa.

Por isso, é muito importante que o gestor (decisor) apresente claramente aos seus comandados – os impactos diretos e reais da implementação do Sistema GED. Será de suma importância que haja adesão e conscientização coletiva.

[O grande objetivo é incorporar controles internos que sejam gerenciáveis e aplicáveis]

Certifique-se!

O Sistema GED exige uma política específica (regimento: normas e procedimentos) no que diz respeito à gestão e operação de documentos.

Preste atenção!

Um ponto crítico que deve ser observado é quanto a sistemas que oferecem a opção de GED. Esses sistemas indexam todos os documentos da empresa, automatizando parte dos processos. Portanto, se a rotina administrativa da empresa utiliza sistemas modulados, planilhas de controle e outras formas de gestão documental, será necessário uniformizar a informação em um sistema completo e confiável.

Que implicações minha empresa terá durante a migração para o Sistema GED?

A maioria das empresas está situada entre aquelas que possuem níveis hierárquicos altamente heterogêneos. A sua gestão documental compreende documentos físicos e eletrônicos, o que muitas vezes despende esforços desnecessários para tratá-los.

Solução: instalar políticas para tratamento de documentos físicos e eletrônicos.

Documentos em papel devem ser analisados, indexados e armazenados eletronicamente. Neste formato, você garantirá privacidade e dará a esses documentos: qualidade de auditagem.

Informações ou documentos registrados via e-mail ou mensagens instantâneas – caso atendam à política documental da sua empresa – devem ser indexados e salvos em repositório adequado de documentos. Após o tratamento, estarão elegíveis e seguirão as mesmas regras dos demais documentos; aptos a auditorias e gestão dos seus ciclos de vida.   

GED e legislação

O bom funcionamento do sistema GED depende do cumprimento integral às leis que afetam a empresa. Nunca é demais lembrar que o GED adotado necessitará flexibilidade para adequar-se às mudanças de lei que, porventura, surjam no decorrer de sua utilização.

“Observe os diferentes tipos de documento. Cada um possui requisitos peculiares de tratamento”

O Sistema GED e o seu funcionamento perfeito

Por si só, o Sistema GED não garantirá a integralidade das conformidades dos seus processos internos. As ferramentas associadas à Gestão Eletrônica de Documentos – GED – contribuirão para que todo o tráfego de documentos gerido pelo sistema obedeça às conformidades estabelecidas em estatuto.

Benefícios do Sistema GED

O grande benefício do Sistema GED é a melhoria quali-quantitativa dos processos de negócios da organização, possibilitando aos destinatários dos documentos acesso a qualquer tempo.

De imediato, observamos a não duplicidade de documentos, extravios ou perdas. Em caso de situações adversas, os documentos estarão protegidos e seguros.

Para que tudo transcorra 100%

Partindo do pressuposto que a Gestão Eletrônica de Documentos é um processo complexo, devemos estar atentos – continuamente – às suas estratégias de maneira a ajustá-las sempre que houver alterações nos requisitos de conformidade.

Reiterando – é necessário promover e consolidar a política de gestão de documentos entre os colaboradores envolvidos com criação, manutenção, uso e disponibilização de arquivos.

“Com uma política de GED planejada, estruturada e sólida, além de um sistema eficiente que desempenhe com excelência todas as suas demandas, você e sua empresa estarão mais do que preparados para aumentar o share e incrementar as receitas.”

Não fique para trás! Entre em contato conosco e conheça as soluções em GED da Acervo que atenderão por completo as necessidades da sua empresa.

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