Atualmente, não há dúvidas de que organizar todos os processos que fazem parte da atuação de uma empresa — desde os menores até os mais relevantes — é uma das formas mais eficientes de aumentar a produtividade e, consequentemente, fazer com que a empresa obtenha mais lucros.
Tudo isso pode ser facilitado com a aplicação de um conceito conhecido como workflow. Mesmo que o workflow, sozinho, seja capaz de trazer diversos benefícios, a melhor maneira de garantir sua total eficácia é através de um sistema de gerenciamento de workflow.
Se você não sabe exatamente o que workflow quer dizer, e muito menos o que é um sistema de gerenciamento de workflow, este texto que a Acervo preparou irá tirar todas essas dúvidas.
Abaixo, nós relembramos o que é workflow para, então, mostrar a importância de ter um sistema de gerenciamento de workflow. Continue a leitura para saber mais!
Workflow é um termo em inglês que significa, literalmente, fluxo de trabalho. Na prática, ele é uma forma de organização de todos os processos de trabalho dentro de uma empresa. A sequência cronológica de atividades que se inicia com um determinado evento (atividade), recebe entradas (contribuições de outros colaboradores) e termina com uma entrega (para um cliente interno ou externo) é uma aplicação prática de workflow.
Na maioria dos casos em que é aplicado, o workflow de um projeto deve ser colocado em um papel para que todos os envolvidos tenham acesso e entendam tudo que deve ser feito. Esta parte do processo é o que chamamos de fluxograma, que nada mais é que um modelo esquemático.
Se você quer entender com mais detalhes o que é workflow, a Acervo já fez um texto inteiramente dedicado a este assunto. Você pode conferi-lo ao clicar aqui.
Um workflow, assim como sua representação visual, pode ajudar a organizar os processos de uma empresa. Mas como garantir que ele está sendo seguido da forma correta? Como ter certeza de que o método está funcionando? É simples: com um sistema de gerenciamento de workflow.
Sistemas de gerenciamento são velhos conhecidos da Acervo. Para lidar com seus documentos digitais, por exemplo, nós oferecemos um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
Ao falar em sistema de gerenciamento de workflow, estamos falando de um software que permite que os envolvidos tenham todas as informações que precisam instantaneamente — sem precisar entrar em contato com outros colaboradores para tirar dúvidas.
Ainda no caso específico do workflow, as vantagens são nítidas. Por não precisar interromper o seu trabalho ou de outros colaboradores para tirar dúvidas, o processo acaba se tornando muito mais rápido.
Além disso, também garante-se transparência. Como todos terão acesso, será possível que todos vejam em que situação o projeto está, quem é o responsável por fazê-lo ir para a frente e o que falta para que tudo seja concluído.
Outras vantagens de um sistema de gerenciamento de workflow incluem:
Se você pensa em aderir ao workflow para melhorar os resultados da sua empresa, talvez unir a técnica a um sistema de gerenciamento de workflow seja a melhor opção. Gostou do texto? Quer continuar recebendo conteúdo? Então siga a Acervo no Facebook e no Instagram para ver mais!
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