Mesmo que a modernização de diversos processos tenha possibilitado praticidades como a digitalização de documentos, muitas empresas ainda precisam manter as versões físicas de seus arquivos — graças a obrigações fiscais e trabalhistas. Ao mesmo tempo, é essencial que se dê as melhores condições para manter a integridade desses documentos e garantir que eles não se deteriorem com o tempo. Neste cenário, ter uma sala para arquivar documentos é importantíssimo.
E, mais que ter uma sala especialmente dedicada a isso, também é preciso assegurar que ela tenha todas as características necessárias para ajudar a conservar os documentos. Afinal, de nada adianta armazenar os arquivos em um espaço que contribuirá para que eles fiquem gastos com o tempo, certo?
As obrigações fiscais e trabalhistas que citamos não exigem apenas que o documento exista, como também que as informações estejam acessíveis sempre que for preciso consultá-las.
Neste texto, a Acervo fala um pouco mais sobre o assunto. Vamos te mostrar com mais detalhes por que é necessário ter uma sala para arquivar documentos e, por fim, descrever como este espaço deve ser. Continue a leitura e entenda!
Quando falamos a respeito da necessidade de manter os arquivos físicos, eles podem ser guardados tanto na própria empresa quanto em uma empresa especializada em gestão documental — como é o caso da Acervo. E quem opta por arquivar seus arquivos na própria sede deve ter alguns cuidados.
Um deles é o de destinar um espaço específico para o armazenamento. Afinal, quando os arquivos ficam simplesmente jogados por toda a empresa, eles podem ser perdidos, danificados ou extraviados; tudo isso sem contar a desorganização, que atrapalha a produtividade e faz com que os colaboradores não rendam tanto quanto gostariam.
Outro cuidado importante diz respeito ao local. Isso porque, como você deve saber, o papel é um material frágil. Quando o local em que ele está armazenado não tem as condições ideais, sempre há a possibilidade de que o papel sofra com os efeitos do ambiente. Com o tempo, isso pode fazer até mesmo com que ele fique ilegível.
Como o objetivo de manter os documentos armazenados é preservar a integridade física de cada arquivo, é de extrema importância garantir as melhores condições possíveis.
Agora que você já entendeu por que é necessário ter uma sala para arquivar documentos, é hora de descobrir os atributos que esta sala deve ter.
Acima de qualquer outra coisa, o espaço precisa estar organizado. Caso ainda não tenha, compre estantes metálicas e caixas específicas para separar os arquivos por categorias. Uma vez tendo estes móveis, eles devem ser posicionados afastados das paredes, a fim de ajudar na ventilação interna.
É fundamental também que o espaço seja arejado, isto é, completamente livre de umidade. Ambientes úmidos ajudam a danificar o papel. Além de escolher um espaço de baixa umidade, mantenha-o sempre ventilado.
Mais uma medida que deve ser tomada é uma rotina de manutenção e limpeza. Assim como a umidade, o acúmulo de poeira também é prejudicial para o papel — o que faz com que deixar a sala sempre limpa seja indispensável.
Por fim, é imprescindível que o espaço tenha a mais alta segurança. Implemente controle de acesso para que apenas pessoas autorizadas consigam entrar no local. Isso reduz as chances de vazamento de informações, algo que, desde o vigor da LGPD, pode causar grandes problemas para a empresa.
Agora que você já sabe como sua sala para arquivar documentos deve ser, talvez seja a hora de implementá-la na empresa, não acha? E, para isso, é preciso organizar os documentos da melhor maneira — trabalho que deve ser realizado por um arquivista.
Aqui na Acervo, nós oferecemos, além da guarda física de documentos, o serviço de organização de documentos. Nós vamos até a sua empresa e organizamos todos os seus documentos no espaço escolhido, de forma que a consulta por informações seja rápida e facilitada.
Para saber mais, é só entrar em contato!
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