A digitalização de documentos deixou de ser uma opção e se tornou uma necessidade nas empresas, sobretudo, naquelas de médio e grande porte. A quantidade de documentos gerados por essas empresas é imensa e já não dá mais para fazer o controle manual de tantos papéis.
As facilidades proporcionadas pela digitalização de documentos garantem melhores práticas de gestão da informação e do controle e acesso a documentos internos. A Acervo oferece esse serviço por meio do GED (Gestão Eletrônica de Documentos), para sua empresa realizar uma melhor administração dos documentos e arquivos da organização.
A digitalização de documentos é um serviço que traz muitos benefícios para qualquer negócio, mas que, no entanto, exige planejamento e preparação antes de ser implantado. Para você entender melhor como funciona esse processo, vamos explicar quais são as principais etapas da digitalização de documentos.
Antes de começar a digitalização, é preciso ter em mente de que maneira os documentos serão digitalizados e armazenados. A captura dos documentos será centralizada ou descentralizada? Os documentos ficarão armazenados na nuvem ou em servidores locais? Como se dará o acesso a esses documentos após a digitalização? Todas estas questões devem ser bem esclarecidas para que não haja nenhum problema nas etapas seguintes.
Todos os documentos físicos que serão digitalizados devem ser separados e agrupados por temas ou categorias para facilitar a organização e busca. Na etapa da preparação, clipes, grampos e outros elementos que possam danificar o scanner devem ser retirados. Uma limpeza suave em documentos mais antigos talvez seja necessária para garantir a qualidade e legibilidade das informações após a digitalização.
Após a preparação, os documentos são colocados em scanners de alta qualidade para que sejam criadas cópias digitais fidedignas às originais, mas com tamanho de arquivo menor e maior resolução da imagem. É a digitalização acontecendo de fato! Como o tamanho dos documentos pode variar, é preciso ter certeza de que o scanner se adequa às necessidades de cada documento. A qualidade da resolução desejada também influencia a hospedagem dos documentos digitalizados, portanto, é preciso pensar com antecedência como esses documentos serão armazenados.
Por mais que você utilize um scanner de qualidade e tenha todo o cuidado na hora da digitalização, alguns erros ainda podem acontecer e, com isso, ocorrer arquivos defeituosos com manchas e riscos, por exemplo. Portanto, após digitalizar os documentos, é recomendado que os mesmos passem por um controle de qualidade para atestar que as cópias estão legíveis e em boa definição.
Os documentos já foram digitalizados e a qualidade foi comprovada? Então, é hora de gravar os documentos no local em que serão armazenados, organizando-os da melhor maneira possível para que possam ser localizados facilmente. Geralmente os documentos são salvos com nomes, datas, seções e outras informações importantes que permitam serem melhor localizados pelos mecanismos de busca da gestão eletrônica de documentos.
Agora que os documentos foram digitalizados e armazenados, é hora de disponibilizá-los para os clientes. Com um sistema de gestão eletrônica de documentos, os usuários podem acessar e consultar os documentos de sua empresa com muito mais facilidade, segurança e agilidade.
É isso que sua empresa precisa? Venha para a Acervo e descubra todos os benefícios que a digitalização de documentos pode oferecer para seu negócio. Conte conosco!
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